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第09話:驚異的なタイムマネージメント

先日、横浜トーストマスターズクラブ(以下横浜TMC)を訪問しましたが、このクラブは私がこれまでさまざまなクラブを見た中でも最高レベルの正確なタイムマネージメントを行っており驚嘆いたしました。

14時にCall to Orderでミーティングが開始し、Business Portion, Joke, Table Topics, Prepared Speech, Evaluation, General Evaluation, Award Presentationと内容はスタンダードなトーストマスターズのプログラムどおりなのですが、プログラムに書かれている予定時刻との誤差は一分程度、しかし
General Evaluationが終わってTMODにコントロールが戻って、さらにPresidentにコントロールが戻ってきたときの誤差はゼロ。まさに日本型生産管理・品質管理の賜物でしょうか?

上海のPuDong TMCもかなり厳格なタイムマネージメントを行っていました。タイマーがすべてのセッションの時間を計測し報告していましたが、それでもGeneral Evaluatorの私のところに番が回ってきたときは14分遅れ。

このことからいえるのは、そのクラブが「本当に」タイムマネージメントを最優先に考えているかどうかが決定的なファクターだということでしょう。実は、2年前に横浜TMCの先々代のPresidentの任期最後のミーティングに招かれたときも厳格な時間管理を行っていて感心した思い出があるので、このクラブが伝統的にタイムマネージメントを最重要課題ととらえていることが理解できます。

では、横浜TMCで私が勝手に学んだノウハウをご紹介します。(想像も入っています)

① ミーティング前のオフィサーミーティングを綿密に
ここで、おそらく当日Business Portionで何を話すかの打ち合わせを綿密に行い、当日Business Portionで絶対に発表しなければならないことを優先度をつけて決定していると見ました。それから前回のMeetingの反省もされていましたので、ここでPresidentがOfficerに再度タイムマネージメントについて強調するのに有効な場だと思いました。

② 冒頭のゲスト紹介は、自己紹介としない
ミーティングの冒頭で、ゲスト紹介がありますが、ここを自己紹介にしてしまうのは時間管理上危険です。Presidentが名前だけ簡単に紹介するのがよいと思います。ゲストにコメントしてもらうのは最後にしたほうが賢明です。

③ ジョークセッションは短めに
横浜のジョークセッションは短く、しかし面白かったです。長くやる必要はないですね。

④ 時間切れになったら潔く切る
ミーティングの一番最後に、参加したゲストからコメントを発表してもらうのですが、ここはクラブとしてあまりコントロールができません。実は横浜もここではちょっとタイムオーバーしました。すべてのゲストが終わってPresidentが閉会宣言しようとしたら、あるメンバーが「Area Governorコメントはないのか?」と質問しました。 しかしPresidentは躊躇せずNoといって閉会してしまいました。私はこの決断、潔さ、ドライさに感服いたしました。実はArea Governorは会の冒頭で挨拶しているので、あらためてここでやらなくてもよいのです。いわばNice to Have。必須でないものはあっさり切ることも大事ですね。(ちなみにこのArea Governorとは私でした。)

⑤ VPEとTMODの連携
VPEからTMODにタイムマネージメントの再度強調する。TMODからJoke Master, TT Master General Evaluatorに強調することを習慣化する必要があると思いました。

最後に、これだけ厳格なタイムマネージメントを行っていた横浜のミーティングはどんな感じだったと思いますか?緊張感のピーンと張り詰めた咳一つできない張り詰めた空気? いいえ、常に割れんばかりの拍手と大きな楽しい爆笑の連続。緊張と緩和が程よくバランスをとっているすばらしいミーティングでした。

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