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July 2005

第48話:「Evaluation」の落とし穴、「論評」の罠

Evaluationの際に、よくスピーチの内容に立ち入ってスピーカーの意見に対して、「私は賛成だ」「私はこう思う」と自分の見解を述べるEvaluationを聞くことがあります。あるいは、Evaluationの際に、スピーチの内容を繰り返す人によく出くわします。

なんて実は私もTMに入って2年くらいは、Evaluationのやり方が良くわからなくて、上であげたようなことを毎回やっておりまして、ほぼ毎回タイムオーバーを食らっておりました。

スピーチの内容を繰り返していたのは、「私はあなたのスピーチをちゃんと聞いていましたよ。あなたはこう言ったでしょう?」と、きちんと話を聞いていたからこそEvaluationができるという姿勢を見せたかったように思います。逆に、これを言わずにEvaluationをすることに自信がなかったのです。スピーカーのSpeechがわからないこともあります。でもそれを見せたくなかったのです。でも、今は話がわからなかったらなぜわからなかったかを考えて、そこから出発してEvaluationを組み立てることもあります。(こちらを参照ください)

それからもうひとつ、以前の私は「論評」という言葉に惑わされていたせいもあると思います。「論評」という言葉を、勝手に「評論」と解釈して、その内容に対して自分の意見を述べることが主だと考えていました。論評という言葉のもつ罠に引っかかっていたのです。(と思っていた)

Toastmastersに入会するとTMIからもらえる「Effective Speech Evaluation」というブックレットによると、Evaluationとは、
①話し手の発表に対しての自分自身の反応を述べるだけ、
②あくまでEvaluator自信の意見であること。
③その意見は、話し手の発表がどのように効果的であったか?話し手はどう良かったのか?どの部分が改善の余地があったのか?具体的にどうすれば改善できるのか?
を述べることだとあります。

逆に言えば、この3つを満たしていればEvaluationとしての合格ラインの最低線はクリアしているわけで、別にスピーカーの意見を再度繰り返したり、追認したりしなくても良いのです。

その昔、Evaluationについて迷いに迷っていた私が良くやっていたEvaluationですが、(あくまで例です。)

「○○さん、すばらしいスピーチをありがとうございました。私も子供のころ母にそのような話を聞いたことがあります。まだ子供だった私はそんな話を聞いてもあまりわからなかったのですが、成長するにつれて次第に理解できるようになって来ました。私も○○さんと同じような環境にいたため、おっしゃることが大変よくわかります。スピーチの途中で、「千里の道も一歩より」とのことわざを披露されましたが私もまったく同感で、私の結婚式に来てくださった学生時代の恩師がそのスピーチで教えてくださいました。」

こんな風に長々と構成感もない前口上で始めると、まず100%タイムオーバーでした。何よりも、スピーカーがすでに行った話をただ繰り返すのでは、なんら価値を生みません。上で述べた「Evaluationに必要な3つの基本項目」を網羅することもできず、結果としてスピーカーの成長に貢献できませんでした。

また、時にはスピーカーの意見に賛成できないこともあります。しかし、Evaluationは議論の場でもなく、また賛否を唱える場でもありません。たとえば、スピーカーが「首相の靖国神社参拝賛成」の話をして、Evaluatorが「政治的に靖国神社反対」であっても、その内容には決して立ち入る必要はありません。その意見に対して賛成・反対を唱える必要もありません。Evaluationは、そのようなことを議論する場ではないからです。相手と意見を異にしても、あくまでプロフェッショナルに、どうすればスピーカーがスピーカーとして上達できるかについての意見を建設的に述べるのがトーストマスターズでのEvaluationだと思います。

Evaluationについて、わからなくなってきた際には、次の二つのことをお勧めいたします。

①Toastmastersに入会するとTMIからもらえる「Effective Speech Evaluation」を再度読むこと。
②Basic ManualのProject 1から10までのEvaluation Guide全部に目を通すこと。それぞれのProjectで何を求められているかを考えること。

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第47話:スピーチの準備について(私の方法)

皆さんは、どのようにスピーチ(Prepared Speech)を準備されていますでしょうか?そういう情報交換ができたらよいと考えたのが今回の記事です。

私の場合は特別なことをしているとは思いません。どなたでもやっていることをやっているだけだと思います。

目標
本番で、原稿を見ながらスピーチしないこと。そして自然な動作・雰囲気でスピーチができること。

① マニュアルでの確認
まず、スピーチマニュアルで自分が取り組むProjectについて理解を深めます。このProjectの解説を繰り返し読んで、頭の中でイメージを膨らませます。

② ネタ探し
上で膨らんだイメージを心の中で発酵させます。日常生活の中で、新聞や雑誌、インターネットやメルマガ、友人や会社の人たちとの会話に対する感度を上げておきます。あるいは過去にスピーチネタとしてやりたい思っていたものから使えそうなものがないか考えます。いくつか出てきた候補の中から絞り込んでテーマを決めます。ひとつのネタだけで行くときもあるし、複数のネタを組み合わせることもあります。

③ 作りこみ
いきなりメッセージが来ることもあります。このときはとても楽です。メッセージを中心にしてPREPのフレームワークを使って肉付けをしていきますから。あるいは、Openingでよいものが浮かぶときもあります。Bodyが来ることもあります。とりあえず、パソコンに向かって浮かんだアイデアをどんどん文字にしてみます。マインドマッピングをすることもありますが、私は絵がへたくそなので、あまりうまくできません。文字にするか絵にするかは別にしても頭の中の物をどんどん出していきます。とりあえず最初のバージョンを作ります。

④ 練習
まず、手元にあるのは原稿です。非常にエッセイに近いものです。まだ、スピーチではありません。ここから大体10回程度読み込みを行います。10回くらい読んでいると、書き言葉がどんどん話し言葉にこなれてきます。発音しにくい言葉をしやすいものに書き改めていきます。10回に限りませんが、大体これくらいでスピーチらしくなってきます。英語の場合は、ネイティブによるをこのあたりで受けます。6回目くらいからストップウォッチで時間も計ります。読みながらタイムオーバーするような場合は本番でもタイムオーバーしますから、時間内に収めるようにここで取捨選択します。

⑤ 暗記(英語の場合)
英語は母国語ではありませんので、やはり暗記をします。ここは結構しんどいですね。7分30秒の場合、Wordの原稿でフォント14インチで大体4ページから5ページくらいになります。これをパラグラフごとに暗記していきます。だいたい頭に入ったらストップウォッチをもって、やってみます。最初は10分くらいかかりますが、繰り返していくうちにだんだん時間内に収まってきます。これですらすら言えるようになるまで、何度も繰り返します。大体OKだと思ったらイメージトレーニングに入ります。

⑥ イメージトレーニング
子供部屋の小さな整理ダンスを部屋の真ん中に移動して、レクターンを作ります。TMODと握手する真似をしてからGood afternoon, ladies and gentlemenを言いながらストップウォッチで時間を計測します。実際の聴衆の反応を予想しながらBody Language, Voice、立ち位置、移動についても決めていきます。それほど厳密ではありませんが、できるだけ正確に聴衆の反応をイメージするようにします。イメージトレーニングは、あまりたくさんできません。本番と同じ気持ちに持っていくために自分を「乗せ」なければならず、それなりに集中力が必要です。それから聴衆の反応が感じられないので、あまり楽しくありません。コンテストでもない限り、そんなにはやりません。以前は、コンテストの前には50回から100回はやりました。でもやりすぎて失敗したことがあるので、ここの回数は今後は要検討です。このイメージトレーニングでも原稿を変えることがあります。また録音をすることもあります。

⑦ 本番
いつごろからか忘れましたが、本番の際には原稿を持っていきません。原稿があるとどうしても頼ってしまいます。それ以上に、聴衆とのアイコンタクトをとりながら対話を取りながらのスピーチはやはり楽しいものです。

以上の作業です。時間にして、長くて一ヶ月くらいです。短いと、(大変恥ずかしいのですが)2日くらいでやることもあるのです。(粗製乱造のそしりをまぬがれない?) 

いちばん悩むのが「② ネタ探し」と「③ 作りこみ」です。これはいつになってもしんどいですね。スピーチを作りこめば作りこむほど「何を話したいんだっけ?」とわからなくなってそのネタそのものをやめてしまうこともありますから。

5年の経験で感じるのは、悩みが深ければ深いほど、達成感は大きいということです。

さーて、来年の春のコンテストでは何を話しましょうか?

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第46話:ステージでパニックを起こさない方法

ステージでパニックを起こさない方法を考える際に、パニックを起こす方法を考えて見ましょう。

そもそもステージでのパニックとは、「話す内容を忘れるなどの理由で、頭の中が真っ白になり自分をコントロールできない」状態と定義しましょう。

パニックを起こすためには、上で定義した状態に持っていきやすくすればよいのです。

①まず、自分のスピーチを渋面でムッツリとして顔で話している人を探す。こういう人がいると、自分が間違ったことをしゃべっている気持ちになって、なんか自信がなくなってきます。
②聞き手に聞こえないような小さな声で話す。聞き手は、やがてスピーチに集中しなくなり、露骨に詰まらなさそうな顔をしたり、手元の紙を読んだり、時計を見たりしはじめます。そうすると、こちらもだんだん落ち着かなくなります。
③聞き手の顔や目を一切見ないで天井を見て話す。聞き手は無視されている気持ちになり、乗ってこない。
④難しい話をする。英語のスピーチの場合は、受験英語で出てくるような難解なBig wordを連発する。聞き手は自分を尊敬してくれるどころか、聞いてくれなくなります。練習のときは、聞き手の自分を尊敬するまなざしを想像していたのに、反対のことが起こり心に邪念が沸き起こります。
⑤ウケを狙ってのアドリブを連発するがはずれる。かなり動揺して自分をコントロールするのが難しくなります。
⑥だらだら話して、まだ話す内容が結構残っているのにタイマーから黄シグナル、赤シグナルをもらう。冷静にタイマーのシグナルを見ている余裕があるともいえますが、やはりスピーチの残量との関係で相当あせります。
⑦練習のし過ぎで頭を使わずに口が勝手に動いて機械的にしゃべってしまい、ステージ上の想定外のことで続きを忘れる。

まだあるかもしれませんが、これくらいにしておきます。

以上7つのケースを考えて、本題であるパニックを起こさない方法として次のことが言えてくると思います。

まず聞き手との良好な関係を築きあげることがいちばん大事です。聴衆を目の前にしてのスピーチなのですから相手との信頼関係の構築がもっとも大事です。
この関係をスピーチ開始の時点でうまく築きあげることができれば、話し手は落ち着いて自分をコントロールしながらスピーチを展開することができます。

その上で私の過去の経験からの提案です。(括弧の中は、難易度と考えてください。)

(簡単)まず聴衆の中でニコニコと聞いてくれている人を探します。こういう人がいると安心します。TMの場合はほぼ必ずこういう人がいてくれます。ありがたや。
(簡単)スピーチの中では、難しい単語を使わない。簡単な単語でもかなりのことを表現できます。
(簡単)その場で思いついたアドリブはやめておく。なるべく原稿あるいはそれに類する準備稿に忠実に展開する。よく練習しておけばタイムオーバーもありません。
(ちょっと難しい)聞き手とのアイコンタクトを保つ。ニコニコと聞いてくれている人、うなづいてくれる人からアイコンタクトをもつ。自信がもて平常心を保つことができます。
(ちょっと難しい)おなかから声を出す。練習時に声の高さを変えてみて、自分の体が一番よく鳴る(共鳴する)高さを探します。低めの声のほうが良く鳴ります。その声で練習します。
(経験必要)練習しすぎない。一回一回の練習を本番のつもりで本番に近い環境で時間を計って行います。練習のときであっても、つねに聴衆・聞き手のリアクションを正確にイメージするように務めます。いわばイメージトレーニング。イメージトレーニングの精度は、経験をつめばつむほど高まります。この練習は結構集中力が要りますから、そんなに回数がこなせません。

一番楽しいスピーチ経験は、やはり聴衆を乗せて笑ってもらって楽しんでもらう一体感を感じるときです。こういうスピーチが実現できた時に、「スピーチというのは話し手と聞き手の共同作業なのだな」と思います。話し手がその姿勢を見せれば聞き手は喜んで協力してくれます。その一体感がたまりません。

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第45話:非日常的な異空間 (成功するクラブ運営その4)

過去5年のトーストマスターの活動の中でいろいろな人に出会いました。

印象的だったのは、ご自宅でご主人の親御さんの介護をされ日常生活では本当に疲れているのだけれどもトーストマスターズにくると楽しくてそんな疲れも吹き飛ぶとおっしゃっていた女性メンバーでした。このようにおっしゃる方に実は少なからずお会いしているのです。そんな方々にとって、トーストマスターズのレギュラーミーティングはまさに日常のつらいことを忘れさせてくれる「非日常的な異空間」なのです。

私が2000年に入会した厚木座間トーストマスターズクラブは当時、米海軍厚木基地の中にある将校クラブでレギュラーミーティングを行っていました。基地のゲートで米兵に厚木基地の入るためのパスを見せると敬礼して通してくれます。一歩中へ足を踏み入れると、そこはアメリカです。将校クラブの前の広い駐車場を通って、将校クラブの中の瀟洒な部屋でのトーストマスターズのRegular Meetingはまさに当時の私にとって驚愕に値する「非日常的な異空間」です。日本人が本当に格好良く英語でてきぱきと司会をしているのも、米軍基地の将校クラブが持っているオーラが合わさってのものすごい効果を放っていたと思います。米軍基地の中はアメリカですから、日本人メンバー同士も基地の中では英語で話をするのが慣例でした。

911以降、基地を追い出されて近隣自治体の公共施設でのミーティングは、「日常生活の延長」で、厚木座間TMCの持っていたオーラが剥がれ落ちたのを強く感じました。私は当時のPresidentでしたが、新米Presidentにとって会員の参加率が極端に落ちたのは大変ショックでまさに試練であったことを覚えております。何しろレギュラーミーティングでのPrepared Speakerが2名という状態がざらという事態が結構続きましたから。その後、他のOfficerの方々と相当奮闘して会員数を増やしミーティングの内容も工夫し、Prepared Speakerが5名という状態まで持っていきました。これに2年を要しました。このとき、私の頭にはディズニーランドも異空間なる考え方もなかったのですが、結果としてその実現に近いことをやっていたのでしょう。

どこのクラブも多かれ少なかれ「非日常的な異空間」を無意識のうちに演出しています。それがレギュラーミーティング後の飲み会であるかもしれませんし、お好み焼きパーティーかもしれませんし、お茶にケーキかもしれません。もちろん、レギュラーミーティングそのものであることはいまさら言うまでもないと思います。

声の大きな人の意見ばかりが通る、時間を気にせずメリハリのない話がだらだらと続く、役割と責任が不明確な組織。そんなところにいる人が、トーストマスターズの「愚直なまでに基本に忠実」な会の運営に触れると新鮮なすがすがしさを感じ、たまらない魅力を感じるでしょう。
長老が支配し、新しい企画がまったく通らない前例主義の組織に属していると、楽しいことがどんどんできる「いつも何かが新しい」トーストマスターズクラブが、本当に笑ってしまうくらい爽快でしょう。

そして、この両輪がうまく回っているクラブに所属していると、心地よい緊張感の中で同じ価値観を持つ仲間に囲まれて楽しく自分のスキルを磨いていくことのできる「非日常的な異空間」にいることに気がつくと思います。

成功するクラブ運営とは、まさに徹底的に「愚直なまでに基本に忠実」に、かつ「いつも何かが新しい」運営を続けることだと思います。その結果が強力な磁力のような「非日常的な異空間」的魅力をもったクラブとして、ディズニーランドのように多くの人々を惹きつけてやまない存在になるのです。

そんなクラブがあるのでしょうか? ご安心ください。ちゃんとあります。

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第44話:いつも何かが新しい (成功するクラブ運営その3)

「いつも何かが新しい」。これは、私が常にクラブ成功の秘訣の両輪と考えるうちのひとつです。もうひとつの大切な輪である「愚直なまでに基本に忠実」も大事なのですが、これだけだと前例主義に陥ってしまって長老政治化し、新しい創造性の芽がでる可能性が少なくなってしまうからです。創造性の芽はクラブの成長のためには絶対必要です。それを伸ばす空気もクラブには絶対必要です。前回はこの言葉で締めくくりました。

利益一兆円の超優良企業であるトヨタ自動車もそのカイゼン運動の手を緩めることなく、つねに新しいターゲットを設定して挑戦しているそうです。スピーチに完璧が無いように、クラブの運営にも完璧はありません。
つねに向上することを忘れずに、そして「いつも何かが新しい」を合言葉に、もちろんハイキングや合宿やほかのクラブとのJoint Meeting(合同例会)でもよいでしょう。また、コンテストのホストを行う。International コンテストのコンテスタントを出すというのもすばらしいチャレンジです。Area、Division, Districtに役員を送るのもよいでしょう。あるいは、新しいクラブを作るお手伝いでもよいでしょう。はたまた、DCPで規定されたターゲットよりもさらに高いターゲットを内部的に設定してそれに挑戦するのもすばらしいことです。地域の大学、短大、ロータリークラブ、ライオンズクラブを訪問してSpeech Craftのワークショップを行うというのもすばらしい地域への貢献です。

Table Topicsだけのミーティングを行う。Evaluationのワークショップを行う。Prepared SpeechとWorkshopだけのSpeak-a-thonを行う。あるいはWebサイトをかっこよく再構築してみる。魅力的なフライヤーを作る。新聞社、地元のFM放送局とタイアップしてメンバー募集キャンペーンを行う。本当に考えてみればきりがありません。

クラブのOfficerは、ブレインストーミング的にアイデアをどんどん出して(他の人のアイデアを決して批判してはなりません)、出てきたアイデアをOffice全員、あるいはクラブ全員で一つ一つ確認して、もっとも効果がありそうで、もっとも挑戦のし甲斐があり、もっともわくわくするものを選んでアクションプランを作ります。

このようなアイデアが常に生み出され、常に実行に移されているクラブは本当に活気があると思います。クラブの歴史の長い、短いは関係ありません。

そして、アイデアがどんどんあふれてくるといろいろな考えを持った人がたくさん入ってきてさらに楽しくなります。そのときに、再び「愚直なまでに基本に忠実」を思い出してください。私たちはトーストマスターズです。トーストマスターズのコアはそのVisionとMission。そこに基礎を置いたConstitution & Bylawsであり、Officer's Roles and Responsibilitiesであり、すばらしい教育プログラムです。しっかりとしたTime Managementは何を行う際にも大事です。建設的なEvaluationがあるからこそ「いつも何かが新しい」が生きていくのです。

「いつも何かが新しい」「愚直なまでに基本に忠実」という両輪がうまく回ってこそクラブの成功が極大化します。するはずです。そして、そこに現れるのがメンバーとゲストを惹きつけてやまない「非日常的な異空間」なのです。

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第43話:愚直なまでに基本に忠実 (成功するクラブ運営その2)

「愚直なまでに基本に忠実」ですが、トーストマスターズにおける「基本」とは何でしょうか?どこに書かれているのでしょうか?

これを考えるにあたって、クラブ運営、一回一回の例会(Regular Meeting)の運営(Business PortionとEducational Portion)、さらにスピーチの仕方、Evaluationの仕方、またスピーチコンテストの運営などに分けて考えることができます。この記事では、クラブ運営、一回一回の例会(Regular Meeting)の運営について話をします。

まず、入り口としてはThe Successful Club SeriesのThe Moments of Truthが「基本集」としてよくまとまっていると思います。ですから、クラブの健康診断のつもりで、このWorkshopを定期的にやってみるのはよいことだと思います。

クラブ運営
Club Officer Manual (When you are xxxxxx)にその役割別に詳細に書かれています。そして、さらに深く追求していくとつまるところConstitution & Bylawsに行き当たり、さらにMissionとVisionに行き当たります。

一回一回の例会(Regular Meeting)の運営
Business Portionの運営は、Parliamentary Procedureに行き着くでしょう。またDr. Ralph Smedleyがかかれたものを基にしたChairmanというテキストもあります。
またEducational Portionは、Communication & Leadership Program(通称Basic Manual)の後ろのほうにOfficerの役割とMeetingでの役割の詳細として書かれてもいます。
The Successful Club Seriesにもわかりやすく書かれています。

具体的に「愚直なまでに基本に忠実」にやる例としてSergeant At Armsの仕事をとりあげます。Officer's Roles and Responsibilities(Officer Manual)によると、

①Arranges room and equipment for each meeting.
(会場と備品の準備)
②Greets all guests and members at each meeting
(ゲストとメンバーの出迎え)
③Arranges for food service at meal meetings
(食事を出すミーティングでの食事の手配)
④Collects ballots and tallies votes for awards.
(投票用紙の回収と集計)
⑤Maintains all Club equipment and materials
(クラブの備品と消耗品の管理)
⑥Chairs the Social and Reception Committee
(親睦委員会のとりまとめ)
⑦Attends and participates in Executive Committee meetings.
(役員会への出席)

SAAが、しっかりと「②Greets all guests and members at each meeting」ができているクラブをあまり見たことがありませんし、また自分のクラブでもここができているとは言いがたい状況です。実際に、①④⑤⑦がしっかりできた上で②ができるというのは実は物理的余裕、精神的余裕の両方があるすごいクラブなのかもしれません。会場の入り口できっちりとメンバーとゲストを迎えることができるというのは、実にプロフェッショナルなしかもよい印象を皆さんに与えることができると思います。私が目標としているディズニーランドではここはきちんとできているところなのですね。

このように「愚直なまでに基本に忠実」にクラブ運営、例会運営を行うだけで相当高いレベルの運営品質とすることができると思います。なぜならば、トーストマスターズのクラブ運営のテキストは、実はBest Practiceのエッセンスを集めたものだからです。このエッセンスをクラブ運営に入れるだけでレベルが上がることはいまさら説明はいらないでしょう。

しかし、「ディズニーランド」を目指すにはさらに「いつも何かが新しい」も必要だと思います。「愚直なまでに基本に忠実」なだけだと前例主義に陥ってしまって長老政治化し、新しい創造性の芽がでる可能性が少なくなってしまうからです。創造性の芽はクラブの成長のためには絶対必要です。それを伸ばす空気もクラブには絶対必要です。そのための、「いつも何かが新しい」については、またの機会に譲ります。

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第42話:ディズニーランドで考えるクラブの成功 (成功するクラブ運営その1)

クラブの成功とは何か?いつも思うのは東京ディズニーランドです。リピーター率90%という驚異的な運営。その秘密はどこにあるのでしょうか?ここを探っていくとクラブ成功の秘訣にたどり着けそうです。成功しているクラブ、理想的な運営がなされているクラブをディズニーランドになぞらえて考えると、メンバーが「次回のミーティングをまだかまだか」と指折り数えるようなクラブではないかと思います。そんなクラブですから、ゲストもメンバーになりたくなるでしょう。

家族のお供をして年に2回はディズニーランド(とシー)に行きましたが、いつも思うのは、ディズニーランドは「愚直なまでに基本に忠実」で、しかも「いつも何かが新しい」ということです。具体的に見てみます。

「愚直なまでに基本に忠実」
- 夢と冒険と感動というコアメッセージをぶれることなく支えている運営
- ディズニーの物語の世界を忠実にこの世に実現していること
- スタッフのフレンドリーでユーモラス、でも実は相当に真剣でプロフェッショナルな接客態度
- ゴミひとつ落ちていないクリーンな環境
- そしてなによりも安全を最優先させた運営

「いつも何かが新しい」
- 斬新なアイデアで登場する新しいアトラクション、ショーやパレード
- 既存のものをちょっとアレンジする

開園から20年を過ぎているのに、ジャングルクルーズのガイドのセリフはほとんど変わっていません。でもいつも引き込まれてしまいます。アトラクションの設備も細部まで絶対に手を抜かずに凝りに凝っています。

さて、この「愚直なまでに基本に忠実」「いつも何かが新しい」運営の結果現れているものは何でしょうか?それは、時間と空間を越えてこの世に現れた「非日常的な異空間」です。この「非日常的な異空間」があるからこそ来園者は、日ごろのいやなことを忘れて炎天下でも平気で60分並ぶことができ、しかもまた来園したくなるのでしょう。

「愚直なまでに基本に忠実」だけでも、「いつも何かが新しい」だけでもクラブは成功しているとはいえないと思います。この両輪がうまく回ってこそ「非日常的な異空間」が完成でき、この「非日常的な異空間」が強烈な魅力となって多くの新しいメンバーを呼び込む。ディズニーランドを見ているといつもそう思います。
今回は、あくまで概念的な話ですが、次号以降具体的にどのようなクラブ運営に展開していくかをブレイクダウンしてまります。

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第41話:QuorumとMajority

QuorumとMajorityと聞いて、ピンと来る方はConstitution & Bylawsをきちんと読んだご経験をお持ちか、Parliamentary Procedureのトレーニングに出席された経験をお持ちか、ご自分でParliamentary Procedureに習熟あるいは、きちんとお勉強された方だとおもいます。Quorumは定足数、Majorityは過半数です。

その昔、Parliamentary ProcedureのWorkshop(英語で行われました)で初めてQuorumという言葉を聴いたときは、「なんだ?学校で習わなかったぞ。過半数かな?定足数かな?」とのもやもやがWorkshopの後半まで尾を引いてしまい、つまづいてしまいました。苦い思い出です。でも日本語で「定足数」と聞けば、高校の生徒会、マンションの総会、PTAの総会、株主総会などで当たり前に聴いている言葉です。

Quorum(定足数)は、改めていうまでもなくクラブやディストリクトで物事を決定して行く際に非常に大事です。Quorum(定足数)が足りていないのに、クラブの今後を左右するような議題を決めることは、その決定の正当性に疑いが出てしまいますから。
たとえば、名簿上の(アクティブな)メンバー数が40人のクラブはQuorum(定足数)はMajority(過半数)ですから21人です。さて、このクラブで、会費の値上げが提案されました。そのときの出席者はたった5人でした。
本来は、Quorumが不足していますからNew Businessの審議はできません。ところがPresidentは、この認識をもたずに、審議に入り賛否を問いました。その結果、賛成4人、反対1人でした。5人中4人が賛成に回ったのですから、多数決ができるように見えます。しかし、この決定は無効です。なぜならばQuorum(定足数)が足りていませんから。

Club Constitution and Standard Bylaws for ClubsのConstitutionでどのように定義されているのかを見てみましょう。 

Article V
Quorum and Voting:
Sec. 1. A majority of the active individual membership shall constitute a quorum for the transaction of all business of this Club. A majority of the Club Executive Committee shall constitute a quorum for the transaction of the Committee’s business.
Sec. 2. Each active individual member shall be entitled to one vote on any matter presented to the Club membership for a vote.
Sec. 3. No voting by proxy or absentee ballot shall be permitted on any matter presented to the Club membership for a vote.
Sec. 4. Unless a greater vote is required by this Constitution or by the Bylaws of this Club in a particular matter, the affirmative vote of at least a majority of those active individual members who are present and voting at a duly held business meeting at which a quorum is present shall be the act of this Club.

(日本語訳)
第5条
定足数と投票
第1項  正会員の過半数をもってこのクラブで議案を処理する際の定足数とする。クラブ役員会の過半数をもってこのクラブの役員会での定足数とする。
第2項  すべての会員投票において、1正会員は1票を有する。
第3項  いかなる会員投票においても、委任状や不在者投票は認めない。
第4項  クラブ基本法や会則で過半数が必要とされていない場合を除き、定足数を満たした正式の会合に出席した正会員の過半数による賛成投票がクラブの決定となる。

厳格にこのルールどおりにクラブを運営すると、新入会員の入会審査の際の投票もこのルールに従うことになります。

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第40話:PDFファイルを作りたい、無料で

PDFファイルが良く利用されていますが、どうやって作ればよいのでしょうか?

ひとつはAdobe社のAcrobatを使う方法があります。値段は、Adobe Standardが3万円。Adobe Elementsが約4,000円。

またSOURCENEXTのいきなりPDF。これはもっと安価で、1500円程度。

しかし、世の中には無料のPDF作成ソフトというものがちゃんとあるのです。

PrimoPDFCutePDF Writerの二つがそうです。

私は、PrimoPDFをもっぱら利用していますが、簡単です。もとの原稿(たとえばWordやPowerPoint)から、印刷を選んで、プリンターをPrimoPDFにするだけです。

あーら、簡単。お楽しみ下さい。

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第39話:TMIへの各種申請をWebで行う

TMIのWebサイトも毎月のように機能強化されてきており、これまでFAXや郵便で行っていた手続きがオンラインでできるようになっています。とくにクラブ向けの機能の充実には目覚しいものがあります。

現在、次のものがオンラインでできます。利用に当たっては、クラブナンバーとクラブに割り当てられたパスワードが必要です。パスワードは、TMIに照会すると教えてくれます。

Add New Members
新メンバーの入会申込書をオンラインで送ることができます。入会金、会費もクレジットカードで支払えます。
ただしReinstates, Transfers,Dual membersの手続きは faxか郵便となります。

Pay Membership Dues
会費の支払い、メンバーシップの更新もここでできます。

Update Club Meeting Information / Add or Update Club Officers
クラブの情報、ミーティングの場所、時間、クラブのWebサイト、電話番号、メールアドレスなどの情報の更新。クラブのOfficerのリストの更新もここでできます。

CTM, ATMB and CL Award Applications
CTM, ATMB、CLなどの申請がここからできます。

Club Membership Roster
現在の会員名簿がここで閲覧できます。会員番号がここに掲載されています。

ここにアクセスするには、
①TMIのWebサイトに行く。
②Club Businessをクリックする。
③画面の表示にしたがって操作する。(クラブナンバー、パスワードの入力も含めて)
です。

なお、クレジットカードの利用に当たっては、先日の漏洩事件もありましたので、リスクも覚悟の上での利用となりますね。

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第38話:Powerpointが欲しい!

最近の企業での会議や発表では、ノートPCに液晶プロジェクターを接続してプレゼンテーションを行うのが極めて普通になってきました。そこで、発表用のスライド作成に大活躍するソフトがMicrosoftのPowerPointです。

私も日常良く使っており、またトーストマスターズのさまざまの会議や例会でも何度も使ってきました。
PowerPointで発表するTMの皆さんも増えてきています。

このソフトですが、個人利用を考えたときの最大のネックは、価格なのです。普通に買えば2万円を超えます。学生や教職員向けの割引プログラムであるアカデミックパックを利用しても1万円を超えるのです。

さて、朗報です。PowerPointと全く同機能、高い互換性をもったソフトウエアが無料でダウンロードできるのです。

OpenOffice.orgというボランティア団体が作っているOpenOfficeというソフトウエアの中にあるImpressがそうです。これはMicrosoft Officeに入っている、Word, Excel, PowerPointと同機能のOfficeソフトを無料で提供する事を目的とした団体で、有り難い事にこの団体のWebサイトから、無料でダウンロードできます。違法コピーではありません。

もちろん本家本元のMicrosoftのPowerPointと全く同じレベルで機能を実現できているわけではないのですが、それでも過去二年にわたって利用してきた感想は「十分使えまっせ!」です。

うれしいのは、まずPowerPointのファイルを直接開く事ができることです。
また、読み込んだ後そのプレゼンテーションをPDFファイルにすることもできます。

これだけできて無料ですから、これ以上望むことはありません。

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第37話:愛あるDCP(その3)

DCPは結果ではありますが、Club Success Planと「愛」の気持ちをもってその過程を大事にしていくのであれば、もちろん最初から目標としていくことも大切です。私は今回の連載で、「最初からDCPのポイントを目標とするな」と言っているわけではありません。なぜやるか、だれのためにやるかをブレークダウンせずにただ盲目的に点数だけを論じるのは無意味だという事を述べているのです。

さて、最初のOfficer Meetingまでに VPEは前年の各メンバーのプロジェクト完了の進捗と、各メンバーの新年度のゴールを把握しておきます。VPMは、昨年度の新入会員の増え方から、今年度はどれくらい行けそうかを、あるいはどれくらい行くかの目標を立てます。Educationalの6ポイントとMembershipの2ポイントはVPEとVPMのコミットメント次第です。それ以外の2ポイントはPresidentのコミットメントです。最終的に全ポイントのコミットメントはPresidentが行います。

さて、第一回目のミーティングで、クラブの施政方針演説を行いますが、楽しいクラブにするためにさまざまなアクション、プログラム、夢を存分に語ることはよいでしょう。その中でDCPについて語ってもよいと思います。

ただし、DCPというのはあくまでメンバーにサービスするOfficerの掲げる目標であり、クラブの各メンバーはDCPのために活動しているわけではありません。ここを私は勘違いしていました。DCPのポイントをメンバーに訴えても、彼らの目標は別のところにありますから、ここでギャップが生じます。押し付けると、ギャップは亀裂を生み、傷となります。

家電メーカーは、株主に対して利益目標をコミットしますが、消費者に販売するときの広告に「今年度は利益率XXパーセントを達成したいから、このMP3プレイヤーを買ってください」という広告は載せませんね。同じ事です。

フォーカスしなければならないのは、あくまでメンバーの個人の目標にあります。この達成を助けるのがOfficerであり、DCPのブレークダウンであり、Club Success Planなのです。

さて、Officerに就任してたとえば6ヶ月たち、Club Success Planが順調に推移し、その成績表であるDCPのポイントがよい形になってきたら、その時に初めてクラブメンバーに対して発表してもよいと思います。「私達ってなかなかやるじゃん!」と自分のクラブに対して誇りを持つ事も大事な事だからです。だからといって、ここぞとばかりにDCP10ポイントを達成したいからといってDCPそのものを押し付けるのは良くありません。気持ちはわかりますがその気持を抑えて、あくまでメンバーへの愛を忘れずにClub Success Planを淡々と粛々と進めていくことが大事なのです。

数字にだけ目を奪われると、Officerだけが嬉しいDCPですが、その内容をブレークダウンして、クラブメンバーの目標の達成にフォーカスしていけば、Club メンバーにとって本当に価値のあるDCPとなります。

これが、私がTMに入って5年目にしてようやく気づいた「愛あるDCP」なのです。

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第36話:愛あるDCP(その2)

Educational Achievement以外のGoalを「愛」の視点で見てみましょう。

7. Four new members 
8. Four more new members

メンバーが入会するということはクラブにとって大変嬉しい事です。Induction Ceremony(入会式)の事を思い浮かべてください。拍手とメンバーの笑顔に迎えられて、入会するときの新メンバーは本当に嬉しそうです。上のDCPポイントを二つとも達成するということは、8人の方が笑顔で迎えられ、クラブにとっても嬉しい事が8回あったということです。新メンバー一人一人は無限の可能性を秘めています。クラブのリーダーとなるかもしれませんし、International Presidentになるかもしれませんし、スピーチの世界チャンピオンになるかもしれません。クラブにとって新しいメンバーを迎え入れ、さらによい方向に向かいように努力していくことは、大事な事なのです。

VPMは、その大きな愛の視点で、アクションを取っていく事が大事だと思います。

さらに

9. Minimum four officers trained each training period

Club Officer Trainingで、他のクラブのBetter Practice、そしてBest Practiceを学ぶということは大事です。そこでパワーアップされたOfficerに引っ張られているクラブは幸せだと思います。

10. One semi and one officer list submitted on time

TMIに対してきちんと期限を守って報告、送金を行うということは、TMIから、Districtからサポートを受けるために必要です。

以上、ご覧になったように、DCPとはすべて結果です。

たとえば、

- 最低8人にその人の立てた目標を達成させ幸せな気持ちになってもらうことにコミットする。
- 最低8人を入会させ、その8人を幸せな気持ちにし、クラブに元気を与えることにコミットする。
- よいOfficerとしてクラブに貢献し、さらに楽しいクラブ活動ができるよう、勉強する事にコミットする。
- 送金、報告に関するクラブの義務を果たしメンバーが当然受けるべき権利を保障するようコミットする。

そのことに忠実にOfficerが活動していけばDCPで10ポイントを獲得する事ができます。

DCPを目標にしてもよいのです。でも、その実現には「愛」の気持ちをもってプランニングすることが大事です。

そのことは、Club Success Planに書かれています。

では、その気持ちをどうメンバーに伝えて実行していけばよいのでしょうか?

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第35話:愛あるDCP(その1)

ちょっと昔の話に戻ります。

2000年の9月にTMに入会した私は、初めて手にしたBasic Manualをめくりながら、早くこのマニュアルをマスターして上手なスピーカーとなりたいと思いました。Projectを終えるごとに自分の目標に着実に近づいているようで、わくわくする気持ちが次第に高まっていきました。Project10を終えたときは本当に嬉しかったです。感動がありました。VPEをやって多くのメンバーのCTM達成のお手伝いをしたときも、Project10のスピーチを終えたときの皆さんの嬉しそうなお顔を見るに付け、自分がCTMをもらったときの喜びがよみがえってきて、二重の喜びとなって、そして力をいただきました。

D76は2004-2005に、新CTMが96人、新ATM(B,S,G)が35人、DTMが1人、CLが32人、ALが1人の合計165人がご自分の目標を達成されました。今年一年で165人の方が素晴らしい感動を味わわれたことと思います。

この達成感こそが、私達を前進させる原動力であり、Club Officerは一人でも多くの方にがんばってもらい、この幸せな気持ちを味わってもらう事が仕事だと思います。

そういう視点でDCPの各項目を見てみましょう。

まずEducational Goalsからです。

1. Two CTMs (達成した2人の笑顔を思い浮かべてください。)
2. Two more CTMs (達成した2人の笑顔を思い浮かべてください。)
3. One ATM-B, ATM-S, or ATM-G (Advanced Manualは難しいですから感激もひとしおです)
4. One more ATM-B, ATM-S, or ATM-G (Advanced Manualは難しいですから感激もひとしおです)
5. One CL, AL, or DTM(CLはClub Officerの経験が必要、ALはDistrict Officerの経験が必要です。DTMは最高の賞です)
6. One more CL, AL, or DTM(リーダーとしての経験も必要で、達成感も大きいです)

以上、全部達成できたクラブのMeetingを一年間振り返ってみると、ものすごい事が起きているといえると思います。経験の少ないメンバーも、経験豊富なメンバーも飽きることなく止まることなく、常にご自分のターゲットにチャレンジし続けているのです。どこのクラブでも同じだと思いますが、経験豊富なメンバーはどうしてもEvaluationのほうにアサインされがちで、ご自分のスピーチがなかなかできません。そのハンディ(?)を乗り越えてAdvanced Manualを二冊を終了されるのはやはり大きな事です。新しいメンバーは、先輩メンバーがさらにがんばり続けているという姿を見て、すごく励まされるのではないでしょうか?

クラブのOfficer,とくにVPEは黒子に徹して、多くのメンバーがこの目標を達成できるようひそかに(別にひそかでなくてもよいですが)シナリオを作るのです。愛の気持ちを持って。

他のポイントについては、次の号でお話します。

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第34話:愛なきDCP(その2)

さて、DCPで7ポイントを達成し、新しいTM YearはPresident職を離れVPPRになりました。7月のミーティングで、Successful Club SeriesのなかのHow to be a distinguished clubというワークショップを行いました。「去年は7ポイントを達成しました!今年は10ポイント目指しましょう!」と力強く締めくくった私のワークショップを、あるベテラン会員さんにEvaluationしてもらいました。そのEvaluationのなかで、この方は「とても力強いワークショップだったけれども、私はポイント、ポイントと尻を叩かれるのは好きではない。」と仰いました。

「えー、何を言っているの。この人はTMの年数は長いけれども、全然わかっていないな。」と正直思いましたが、実はその方を説得するだけの明確な論拠も当事は持っておりませんでした。

考えてみれば、なぜDCPをやらなければならないのか?一般のメンバーにとってどんなよいことがあるのか?

実はわかっていなかったのは私だったのです。

つまり、「愛のない」DCPの運営をさかんに説いて回っていたのです。2002年も2003年もわかった顔をしてあちこちでDCPは大事だよ。と触れ回っておりました。

ところが、昨年やまのてクラブで大嶋さんのHow to be a distinguished clubのワークショップを聞いて、自分の間違いに気が付きました。DCPは結果であって、OfficerとしてClub Success Planに基づいてクラブを成長させる計画を立ててそれを実行していく事が大事で、DCPはその結果だ。というストーリーでした。

考えてみれば当たり前なのですが、得点主義に凝り固まって盲目だった私はそこから、DCPとは何か、Club Success Planとは何か、考えるようになり、つい最近「愛あるDCP」に目覚めたのです。

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第33話:愛なきDCP(その1)

TMに入会した翌年、2001-に2002のAtsugi Zama TMCのPresidentになることにした私は、一年間何を目標にクラブを引っ張っていくか悩んでいました。President ManualやらClub Success Planなるブックレットやら見ているうちに、DCP(Distinguished Club Program)なるものを見つけました。

「これは、いい。項目が具体的でゴールとして掲げるには最適だ。」と感心し、7ポイント獲得をクラブのゴールとして掲げる事にしました。7月の最初のMeetingでクラブに配布した資料にも残っています。slide06

さて、新しいTM Yearがスタートすると、実はDCPのことなどすっかりどこかに行ってしまい、月日だけが飛ぶように過ぎていきました。6ヶ月たったある日、あるベテランメンバーから「Atsugi ZamaはDCPで5ポイント獲得しており、現在日本一である!」。これにはびっくりし、一気にやる気が出ました。それからTMIのWebサイトで自分達のDCPのステータスをチェックするようになりました。クラブに対しても、メールでこの快挙を伝えたり、Meetingでもこの話をほぼ毎回メンバーに伝えました。

やがて、一ポイントを追加し6ポイントになり、6月には私自身がCTMになりさらに一ポイントを追加で7ポイントをGetし、Select Disctinguished Club Awardをいただきました。

Atsugi Zamaは、実は2001年の9月11日に米国で起こったテロのおかげで、米軍厚木基地を追い出されてしまい、各地の公民館や生涯学習センターを転々とし、流浪の民と化しておりました。メンバーのモチベーションも下がっており、あるときは7人でMeetingを行うという悲惨な状況に追い込まれました。

初めてPresidentになった年に本当に苦労しましたが、DCPで7ポイントも取る事ができたのは、そんな状況だったからこそとても嬉しく、以来DCPの敬虔な信者となって布教するようになったのです。 DCPの本当の意味もわからずに。

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