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第72話:スピーチコンテストの企画と実行

11月のD76 Humorous Speech Cotestに向けて、各コンテストを主催するクラブの方々、District, Division, Areaのガバナーの皆様もそろそろ準備、あるいは心の準備を始められていると思います。

私はこれまで、Area32 Evaluation Speech Contest(英語、2001年秋)とDistrict76 ほら吹きスピーチコンテスト(日本語、2005年秋)の主催という経験を通して、コンテストの企画立案、実行、決算までのフルサイクルというものを実地で学ぶことができました。今日は、そこで学んだ事を共有したいと思います。

全体像がわかれば怖くない
コンテストの企画から実施、そして決算までは、実は決まりきった作業の塊であり、全体像が分かってしまえば、それほど難しくはありません。(全体像はこの記事に添付の図をクリックしてくださいPhoto

コンテストと例会は基本的には同じ
そもそもコンテストというのは、その基本的な構成に関しては、「例会(Regula Meeting)」と大差はありません。私たちトーストマスターは、年間12回から24回も例会を実施しています。これは、イベントの企画と実施を実践的に学んでいるということなのです。ですからコンテストといってもそれほど恐れることではありません。

コンテスト実施の7つのステップ
私は、過去2回のコンテストは次の7つのステップで実現してきました。

ステップ0:コンテストルールの理解
ステップ1:ゴールイメージの明確化
ステップ2:人、モノ、金の整理
ステップ3:キックオフ
ステップ4:実行
ステップ5:コンテスト当日
ステップ6:収支決算

段取りがすべて!
どのステップも大事ですが、やはり段取りがすべてでしょう。その意味で、ステップ0の「ルールの理解」から、ステップ2の「人、モノ、金の整理」を早めに決めておくと後が非常にラクです。

「ステップ1:ゴールイメージの明確化」と「ステップ2:人、モノ、金の整理」を集約したのが、添付のエクセルです。(こちらをクリックしてください)

これは、2005年秋のDistrict76ほら吹きスピーチコンテストを主催した際に作成したものです。

このエクセルの中には「Contest Time Table」、「役割」、「備品準備」、「Reception」という4つのシートがあります。それぞれのシートについて説明をします。

★Contest Time Table
これこそが、「ステップ1:ゴールイメージの明確化」でいうところのゴールイメージです。私たちは、何ヶ月かかけて準備するのはコンテストというゴールを目指すからです。ですから、このコンテストというゴールを、ありったけの想像力を働かして出来るだけ詳細に具体的にイメージします。それぞれの時間も分単位で細かく計算していくのが私のやり方です。人の動き、必要なもの、場所についても詳しく書いていきます。

なお、このシートは所要時間は自分で入れますが、2,3の例外を除いて基本的に開始時間+所要時間=終了時間の計算をするような計算式が入っています。(セルC4,C5は計算式が入っていませんが、C6、D6からそれ以降すべて計算式が入っていますので、所要時間を増やしたり減らしたりすれば、あとは開始時間と終了時間を自動計算します。もっと良いやり方を知っている人は教えて下さい)

これが出来たら、次の「役割」シートの作成と「備品準備」シートの作成に進みます。

★役割
Contest Time Tableが具体的かつ詳細に描くことができれば、ここからどんな役割の「人」が何人くらい必要なのかが割り出せます。それがこのシートに集約されています。

★備品準備
Contest Time Tableが具体的かつ詳細に描くことができれば、ここからどんな備品、物品の種類、数量が割り出せます。この備品の表をさらに展開すれば、予算計画の一部となりますが、それはこのエクセルには入れていません。

★Reception
これは先ほどの3つの表とことなり、当日の受付の配置を計画するために作成したものです。繰り返しになりますが、これは2005年秋のD76ほら吹きスピーチコンテスト用に作成したもので、全国大会の受付をスムーズに行うためのものです。120人の来客のチェックイン処理を30分で行うために作成しました。

さて、この基本設計書からさらに様々な詳細設計、日程計画が立案できるのですが、とりあえず本日はここまでです。

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