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第248話:2008年春季大会からの学び

2008年春季大会は私が2001年からほぼ毎年参加した大会の中でも最高品質のイベントでした。ディスリクトの大会の模範例(Best Practice)として学ぶ点がとても多いです。

このすばらしさの秘密は次の3点の集約されると思いました。

  1. 周到な段取りと準備
  2. もてなしの心
  3. チームワーク

1.周到な段取りと準備

  • 「3年越しの夢が実現した。」とある方から伺いました。
  • そういえば昨年の東京代々木の春季大会のときにすでに実行委員長の鈴木さんが宣伝を開始していたように記憶しております。昨年の淡路島の秋季大会にもやはり鈴木さんが大変熱心に宣伝されておりましたし、今年一月東京でのD76賀詞交換会でも鈴木さんがはるばるお見えになって宣伝をされていました。
  • 宣伝といえば昨年後半には専用のWebサイトもオープンしておりました。
  • 専用のチラシも印刷屋さんに発注したプロフェッショナルなものでした。(訂正:デザインはすべてメンバーの方が行って、印刷のみ発注したそうです。すごいですね。谷本会長より。2008年5月25日)
  • 広島の秋葉市長のスピーチを見ていて思ったのですが、秋葉市長のような多忙な方を来賓としてお迎えしスピーチをするには、一年位前には了解をいただかないと難しいのではないかと思いました。広島のような大きな自治体の首長をお呼びするには相当な準備が必要だったはずです。
  • 平和公園の中にある広島国際会議場を5月に3日間押さえるのも相当なご苦労があったと思います。4月、5月はさまざまな団体がイベントを主催しますから一般的に競争は激しいと思います。
  • 春季大会のプログラムも、プロの方が編集しきちんと製本された立派なものです。手に取ったときの感じ方がまったく違います。(訂正:デザインはすべてメンバーの方が行って、印刷のみ発注したそうです。ますますすごい。谷本会長より。2008年5月25日)
  • 特別ゲスト講演も、いけばなの講師の方、NHKの元アナウンサーと、よく考えられた人選であったと思いました。
  • Open Speech Meetという企画は、すでにこのブログでも取り上げましたが全国大会にふさわしいすばらしい内容です。
  • 16日、17日、18日とすべてのイベントに参加しているスタッフの皆さん(Ambassadorのたすきをかけていました)が、自分の役割をしっかり認識しきびきびと動いておられました。事前にかなり深く準備しておかないとここまでは動けないですよね。
  • 16日、17日、18日とすべてのイベントの司会者もよく準備をしておられました。主要なスピーチには通訳が入っていたのも行き届いていました。
  • 名札に、どのイベントに参加するかを表すシールがありましたが、そのシールが「もみじ」の形をしていました。広島=もみじ。それをシールにするアイデアは遊び心もありすばらしいと思いました。
  • スピーチコンテストで、コンテスタントへのコメントシートがありますが、「切らずにそのままお渡しください。」とありました。通常コメントシートはA4の紙にコンテスタントの名前が印刷してあり点線にそって自分で切って、退場時に出口にあるコンテスタントの名前が書かれた封筒に投函するという運用だと思いますが、切るときの音が結構気になります。(とくに日本という超無菌社会では。) そこまで配慮しているのかと感心しました。配慮がこのレベルにまでくるには早期に準備していることがうかがわれました。
  • コンテスタント用のマイクはピンマイク2台。マイクのOn/Offをコンテスタントに任せないやり方でうまくいきました。(Division Cでマイクスイッチを入れるのを忘れていた私にとっても)
  • 会場からのごみをきちんと集めておられました。

もてなしの心

  • 実行委員がガイドをしてくださる市内観光。コンテスタントだった私は参加する余裕がありませんでしたが、ここまで配慮してくださるとはとてもうれしいです。
  • 16日金曜日のJorry WuさんのJudgeトレーニング後にお弁当が出ました。お茶が出ました。そしてなんとビールが出ました。気が利いていますよね。夜のトレーニングなのでお弁当はありがたいのですが、ビールは本当に気が効いています。お酒の好きな、あるいは酒飲みの心がわかる方の心を感じました。
  • 17日のパーティーでは、会場内にお好み焼きの屋台が出ました。広島を味わってもらおうという心がうれしかったです。
  • 会場前、会場内、随所に案内係の人がいらっしゃいました。迷わないですよね。
  • 3日間のイベント全体を通して、「ようこそ広島へ」の暖かいお気持ちがにじみ出ていました。

チームワーク

  • 広島クラブの団結力は以前からよく伺っておりました。その団結力が今回いかんなく発揮されておりました。
  • 実行委員長の鈴木さん、ベテランの松田さんのリーダーシップ(とこちらで勝手にお見受けしました)のもと、全体調整、日本語コンテスト、英語コンテスト、Open Speech Meet, ステージ係、通訳、ゲスト対応、会場係、お花の飾りつけ、受付、案内(誘導係)、印刷物+配布物担当、記録担当と目に見えるところも見えないところもうまく機能していました。

学び

  • 今回一番感じたのは、「お金は必要なところにはきちんと使う。」ということでした。ディストリクトのイベントですから、それなりの格や品質は大切だと思います。それが備わったイベントに参加すると、感動があり、高揚感もあり、モチベーションへとつながり、ひいては個人の成長につながります。広島の大会は、この3日間だけとってもディストリクトとして品格と品質を備えた立派なイベントでした。そのためにかかる費用はトータルすると相当な金額になると思いますが、ふさわしい会場、ふさわしい宣伝、ふさわしい印刷・配布物と言った具合に「きちんと」使えば、払った以上(Pricelessな)の満足感をもたらすということを実感しました。
  • ディストリクトイベントを引き受ける誇りと使命感。広島という国際平和都市でのイベントを主催するというのは広島クラブの誇りであり使命感であったと思います。こうした誇りと使命感に裏付けられた実行委員の皆様の笑顔そしてもてなしの心は清清しく偉大なイベントに参加しているという高揚感につながりました。心から敬意を表したいと思います。「楽しくなければトーストマスターズではない」という主張をよく耳にします。それは一理あり同感ですが、こうしたディストリクトイベントにはさらに誇りと使命感は絶対に必要だということを学びました。
  • 「全国大会はどうあるべきか?」 Judge Training Workshop, パーティーはあらかじめテーブルを指定されていました。出会ったことのないよそのクラブのメンバーと強制的に同席します。全国大会だから遠方のクラブの方と情報交換する絶好の機会をあえて作ってくださいました。Open Speech Meetもクラブもエリアもディビジョンも違う6人のスピーカーと6人の論評者が出会う場です。全国大会ならではの企画です。「どうあるべきか?」という問いに対して実行委員会が出した結論がこの形であったわけです。とかく自分の知り合いばかりで固まりがちな私たちにあえてこのような場を設けてくださった配慮は全国大会にふさわしかったと思いました。

実行委員の皆様、本当にすばらしいイベントをありがとうございました。

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