第405話:2009年D76秋季大会(11月14日-15日、横浜)

11月14日(土)、15日(日)の2日間横浜のワークピアで行われた秋季大会(全国大会)は、私が2001年以降に参加したどの秋季大会よりも私自身の満足度の高い大会でした。

ちょうど一年前でしたか、藤山亜美ちゃん(今回の大会では広報・パンフレットを担当されました)が「来年の秋季大会は横浜でやります。そのために綿密に準備し、また運営に携わった方々への感謝の心を明確に表します。会場も決めました!」と語ってくれました。 

亜美ちゃんとは、その年8月のカルガリの世界大会に一緒に参加しましたが、彼女はそこで東南アジア地区(とくにDistrict80)のリーダーたちといろいろな話をして、さまざまなインスピレーションを得たようでした。

帰国して、その次にあったときに2009年の秋季大会の話をしてくれたのも、そこで得たインスピレーションの中のひとつだったのでしょう。

私は、彼女のプランを聞きながら(そういえば、大会コンセプトを説明した資料ももらいましたっけ)「一年も前から秋季大会を準備するとは、すごい。亜美ちゃんらしいな。」と、、、、、正直聞き流しておりました。

しかしその後彼女に会うたびに、この話はどんどん具体化してきました。昨年末には、香港で今年5月に開催されたDistrict80の春季大会参加ツアープランをぶちあげ実際に5月に皆さんで参加されたそうですが、この参加ツアーの目的に、この私たちの秋季大会の運営のケーススタディーとしての勉強があったことはいうまでもありません。

私は、今年も2月から5月まで自分のスピーチコンテストで忙しくしておりましたが、亜美ちゃんは仲間の皆さんたちと、そして川内さん(今回の実行委員長で、素敵なお姉さま)という大ベテランのリーダーの協力を得てさらに話を具体化していたようです。

そのうちに私のところにもこの全国大会でワークショップをやらないかの打診をいただいたりで、気がついたら私自身も巻き込まれておりました。

ところが、大会前日の11月13日(金)、亜美ちゃんのお身内にご不幸があったことを人づてに聞きました。亜美ちゃんは、すでに翌日、翌々日の秋季大会への参加を断念されたそうです。

14日、15日の秋季大会。あいにくの悪天候での幕開けでしたが、14日の午後には好転し、15日は横浜港がこのうえなく美しく見えた日本晴れでした。

この大会で私が印象に残ったことをできるだけ書きとめてみます。

  • とにかく早め、早めの準備と綿密な広報。二日間でのべ400人を超える方が参加されたそうです。しかも、事前に満員御礼が出た。
  • 受付が万全の体制で臨んでいたこと。たいへんスムーズでした。
  • 大会のパンフレット、コンテストのプログラム。品のよい仕上がりです。
  • 開会式はさまざまによかったです。
  • 司会の方々もよく練習されて臨んでいたこと。つなぎに入れた音楽。(曲をもう少し増やせばもっとよかったと思いました)
  • 液晶プロジェクターを効果的に使っていました。横浜を紹介するビデオを流していたこともよかったですね。
  • バナー行進も、やはり参加クラブが多いと壮観です。
  • 川内実行委員長の開会挨拶、松本副ガバナーの挨拶、ともに「ほら話」が入っていて会場を大いに盛り上げてくれました。
  • そしてオンビー副ガバナーの基調講演。廣田さん(彼女自身すばらしいスピーカーです)の非の打ち所のない通訳のおかげで2倍楽しめました。(というより、オンビーさんの英語は正直7割くらいしかわかっておらず、廣田さんのおかげでようやくわかったというのが正解)
  • そして5人の日本語ほらふきコンテストのコンテスタントたち。これぞほら話という模範となりながらも手放しに面白いお話が聞けて本当によかったです。全国大会の決勝はやはりこうでなくては。
  • 19時よりローズホテルで行われたパーティー。中華街の一角にあるため場所柄遠方よりこられた方も横浜の雰囲気を満喫できたのではないかと思います。
  • パーティーの受付もとてもスムーズ。今回のテーブル割りは、同じエリアの人たちを同じテーブルにしましたので、最初から盛り上がったように思います。もちろん、なるべく新しい人と知り合いになれるように、ランダムにテーブル割するのも一案ですが、これだと盛り上がるまで時間がかかるのと、時間がたつと結局親しい人間ばかり固まってしまうことが多いです。しかし、今回はまず親しい人たちで固まって気分を盛り上げてそれからよそのテーブルに繰り出してそこで盛り上がるという展開になりました。これもいいですね。
  • パーティーの司会もよく、また横浜クラブのメンバーによるピアノ演奏もしゃれていましたし、恒例となったDivisionごとの出し物も盛り上がりました。
  • 15日の英語コンテストの受付もスムーズでした。
  • 会場は前日の日本語コンテストの会場よりも広く、しかし満席。やはり全国大会はこうでなくてはいけないですね。
  • 司会の方々もよく練習されていましたので、安心して聞けました。
  • 川内委員長の英語版Tall Talesによるオープニングアドレスもよく、また田村ディストリクトガバナーの挨拶も日ごろの激務の疲れを微塵も見せることはありませんでした。
  • 今年のD76チャンピオンの久松さんによる”What I learned from Top-Speakers in International Speech Contests”.  世界大会で出会った人からの学びも非常によい感じでした。実は8月下旬に名古屋でエリア41の集まりがあった際にこの講演を聴いているのですが、そのときよりもさらに磨きがかかり、軽妙なところは軽妙に、人生の深層に迫るところはそれにあわせてのデリバリーであっという間の30分でした。今年度世界チャンピオンのMark Hunterとのやり取りは、会話をしている二人が目に見えるようでしたが、ちかちゃんにとっての夢のスピーカーであるMarkも、逆にMarkからみると車椅子に頼らず歩行できるちかちゃんや私たちこそが「夢」の存在であるかもしれないというメッセージには深く感じ入りました。
  • そして始まったTall Tales決勝。全国の戦いを勝ち抜いた5人のファイナリストたちの語るTall Talesの見事さに大笑いするとともに、見事さにうなってしまいました。日本語の決勝もそうでしたが、やはりToastmastersの全国大会の決勝に出てくるスピーチには模範となるクオリティが求められると思います。とくに秋のコンテストはTall Tales, Evaluatioin, Humorous, Table Topicsを順番にこなしますので、つぎのTall Tales Contestまで4年あります。今年のスピーチが今後4年のD76の模範、お手本となりますからきちんとした品質のスピーチであってほしいと思います。日本語、英語10人のスピーカーの皆さんはその基準を上回るよいスピーチをされたと思いました。
  • Hall of Fameは、NPOであるわれわれにとってとても大事な式典です。音楽を入れる。司会を時々変えるなどの工夫があれば、リフレッシュされつつ緊張感をもって運営ができたかもしれません。
  • 閉会式もこのすばらしい二日間を締めくくるにふさわしいセレモニーでした。
  • 最後に本日、実行委員の方々からお礼のメールをいただきました。大会が成功していちばん苦労された実行委員の方からなおお礼がきっちりくるなんて本当にすばらしいではありませんか?

さて、いただいた秋季大会のパンフレットの最後のページにある実行委員の皆さんのお名前を見ながら、ふと何人の方がいるのだろうか?と気になりました。

同じ方が複数の箇所に現れているのでダブルカウントもあるかもしれません。しかし、約80名の方のお名前をカウントすることができました。

ワークショップ講師の6人、と日本語・英語コンテストのジャッジの方々を入れると100人近い方々がこのコンテストに直接携わったことになりことでしょう。

「質は量から生まれる。」は、私が信じていることですが、今回も100名の関係者、2日間で延べ400名を超える出席者という「量」が全国大会の名前にふさわしい「質」を生んだのでしょう。

2008年5月に広島で行われた春季大会は、春季大会開催のお手本としていつまでも語り継がれています。

そして今回の2009年横浜の秋季大会。District76にまた新たな成功物語が生まれました。

本大会に参加した一人として、80名近い実行委員の皆様にお礼を申し上げたいと思います。

そしてこの偉大なイベントも、そのおおもとをたどれば、藤山亜美ちゃんの類まれなる情熱とトーストマスターズへの深い愛から生まれたことにつながります。

亜美ちゃんに改めて敬意と謝意を表したいと思います。

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第30話:こんなのあるといいな (Districtの運営品質の向上のための常任委員会の設置)

Districtの運営品質の向上に関する提案です。ただし、本提案は筆者である東が自分のWebサイトを使ってひろくディスカッションするための試案であり、正式にDistrictに対して行う提案ではありません。将来、私が正式に提案するかもしれませんし、どなたかがして下さってもかまいません。

【提案】
District運営品質の向上のために、必要な常任委員会(Committee)をDistrict Officeの下部組織として設置する。提案する組織としては、District Administrative BylawsのArticle XI Committees (d) Other Committeesにある、1. District Education and Training, 2. District Marketing, 3. District Public Relations, 4. Administrative Policies and Procedures, 4. Awards, 5. Speakers Bureau, 6. District Newsletter, 7. Past District Governors Committeeの7委員会すべてか必要に応じたものを設置します。.必要に応じてこの中に無い委員会の設置も考えてよいと思います。たとえば、Contest Management Officeなど。
各委員の任期は2年で、District Governorの指名の形をとります。一年ごとに半数が交代します。Executive Committee Meetingへの出席の義務はなく、位置づけはDistrict Officerではありません。

【設置によるメリット】
分野別の常任専門委員会を設置することで、拡大するD76の成長を支える基盤ができます。
各常設委員会は、TMの活動におけるさまざまな問題の分野別の専門家ですので、クラブ、エリア、ディストリクトを迅速にサポートすることができます。
District Officerが改選されても、常設委員会の委員の半数が交代するだけですので、さまざまなプロジェクト、問題に対しても継続的に取り組んでいくことができます。

【提案理由】
2004-2005だけで、6つのクラブがチャーターしました。日本のTMC50年の歴史をみてもクラブ数の増加曲線は90年代後半から急激に上昇に転じています。クラブの会員が増えるということは、TMの知名度が上がるということにつながり、さらにクラブ数は加速して増えていくものと思われます。クラブが増えると、エリアも増え、ディビジョンも増え、そしてこれまで無かったような問題にもすばやく対応する必要が出てまいります。JTC, District76Pそして正式なDistrictから来る変化への対応にも当時のDistrict Officerの皆さん、とくに三役の方々は大変なご苦労をされていました。今後に向けてそれなりの体制をいまから築いておく必要が強く感じられますが、2004-2005のDistrict Officeを見る限り将来への対応に対して明確なアクションは見られませんでした。

また、継続性の問題もディスリクト運営品質の向上のために至急解決しなければならないと思います。今年は、District OfficeはDG, LGET, LGM, Secretary, Treasurer, PR Officer, Immediate Past DG, Division Governor, Area Governorという24人の構成でしたが、7月1日から全員が改選されます。とはいっても、その中の何人かは、そのまま残りますので今年やりたくてもできなかった目標、解決できなかった問題はその内容を知る人が来期も継続して対応できるようにはなっています。ただ、問題はたとえば今年のLGETやLGMは来期もそのポジションで留任ではないので、継続性が完全に保証されるわけではありません。Offierが交代する中で、解決すべき問題が置き去りにされてはなりません。達成すべきプロジェクトが未達成のままお蔵入りしてもいけません。Officerが交代しても目標達成の努力や問題解決の努力は切れ目無く継続されなければならないのです。それには継続性をより積極的に保証するスタッフ組織が必要です。

【留意点】
会社の労働組合や日本の官僚機構に見られるように、このような組織が力を持ちすぎてかえって組織の健全な成長の阻害要因となることがあります。そうならないようにExecutive Commiteeは、リーダーシップを絶対に放棄しないようにこの組織を監督する必要はあります。

あくまで試案ですが、今後のDistrictの成長を支える基盤の整備は急ぐ必要があると思います。

こんな組織があるとよいと思いませんか?

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第29話:TMにおける選挙のケーススタディ(District Council Meetingから学んだもの)

昨日(5月22日)東京代々木で開かれたDistrict Council Meeting(総会)に参加してまいりました。

さて、皆さんはどんな感想をお持ちになったでしょうか?「長すぎ」「司会者が会を仕切っていなかった」「何が議論されているのかわかりにくい」「部屋が暑かった」「資料配布の段取りに改善点があった」「事前準備が悪かった」「ディストリクトに失望した」などの声を私は個人的に聞きました。

District Officerの端くれである私も責任がありますので同感ばかりしていられませんでしたが、そういう会であっても学んだことも多かったのです。大きく次の3つを学びました。

①TMの正式な選挙のプロセスを見ることができたのは収穫であった
②Parliamentary Procedureの運用についての実例と問題点を目の当たりにすることができたのも収穫
③大会議の場合は、スクリーンを使ってのプレゼンが混乱を避けるためのツールとして必須であることを再確認できたこと

ここでは、①について私が何を学んだのかを述べてみます。②については、超簡単Parliamentary Procedureシリーズで書いてみます。③については、これ以上とくに述べることはありません。

①TMの正式な選挙のプロセスを見ることができたのは収穫であった
昨日の手順でDistrict Officerを選出したのは、私の記憶では初めてのように思います。(昨年の淡路島は出席していないのでわかりませんが。2002年のDGは選挙だったのでこの手順だったかもしれません。)

しかし例年のやり方がどうあれ、私にとって「President2004-2005」マニュアルの43~44ページに説明されているElectionの手順と「ほぼ」同じ手順を実地で見たことは大きな収穫でした。
実は、私の所属する大和バイリンガルクラブは5月28日(土)に選挙を実施しますが、ここでこの手順に添った形で行おうと考えていました。しかしPresidentマニュアルのElectionの説明を何回か読んでみても具体的なイメージがわかなかったのですが、昨日の手順をみてようやく納得しました。(ある意味、私は偶然選挙手続きについて予習しており、昨日の本番で実際のやり方をみて素晴らしくよく理解できたのです。)

昨日の手順はこうでした。

a) 各Officeの選出に際し、フロア(会場)から候補者の推薦を募る
b) 推薦を締め切るMotionを起こす。Secondを受けてVoteしました。(Voice Vote)
b-1) 推薦された人が一人の場合は、District Secretaryが有権者を代表して投票して選出でした。
b-2) 推薦された人が複数の場合は、推薦を受けた人がLast Nameのアルファベット順に2分間のスピーチを行いました。その後有権者は投票用紙に意中の候補者の名前を記入して投票し選出でした。
     ※ここでは「自分はそのOfficeにふさわしい」という演説をする人もいましたが、「別のOfficeを考えているので推薦をお受けできない」という演説もありました。c) 

以上をLGET, LGM, 4人のDivision Governorについて繰り返しめでたく選出されました。

なお、「President2004-2005」マニュアルの43~44ページに説明されている手順はもう少しやることが多く時間がかかります。
お持ちの方はぜひ一度ご覧ください。お持ちでない方はお持ちの方に見せてもらってください。


さて、昨日のDistrict Council ミーティングをごらんになって落胆されたかもしれません。たしかにあの姿も私たちDistrict 76の偽らざる姿です。

でも、失望しないでください! ここからがんばりましょう! 

なぜなら、皆さんも私も「District」の一部なのですから。Districtを良くするのは、結局私達なのですから。望みも夢もいくらでもありますし、実現できます。

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第28話:こんなのあるといいな(District Contest Management Office)

今回は、こんなのあるといいなと思っているものです。

それは、District76 Contest Management Office(以下CMO)です。これはD76で行われるコンテストがスムーズに行われるように主催クラブをサポートするLt. Governor Education & Training直属のサービス組織です。

【何をするのか】
- CMOは、秋と春に全国で行われるコンテストの主催クラブのサポートを一気に引き受ける機関です。
- コンテストを主催するクラブが、運営の企画、運営にあたっての迷い、あるいはコンテストルールに対する質問に対して積極的に回答し主催クラブがスムーズにコンテストを運営し、そして成功裏にコンテストを終了することに寄与します。
- また、積極的に成功事例などの情報提供も行い、だれでも一定レベルのコンテストができることを目的としています。
- あらかじめ登録してある審査員候補の名簿を持っており、主催クラブからの求めに応じて審査員の斡旋も行います。

【何をしないのか】
- 主催クラブが行うべき会場の選定、予約、コンテストの運営は行いません。

【守秘義務】
- CMOには、守秘義務があります。知りえた情報は不適切に公開することはありません。

【主催クラブなどの関係組織との情報交換】
- コンテストをホストするクラブは、CMOに日程と場所を連絡します。
- CMOは全国のIn-houseを除くすべてのコンテストの日時と場所を把握します。
- CMOは、ジャッジになってもいいというボランティアも登録しておきます。
- CMOには、コンテスタントの名前も連絡します。
- CMOは、コンテストジャッジ候補者が同じシーズンのコンテストでコンテスタントになっていないことを確認します。

【あると良いなとおもう理由】
- 毎年、毎回のコンテストで主催クラブはさまざまに悩みます。
- とくに、チーフジャッジ(審査委員長)は主催クラブから選んでよいのか?などといったルールに関する疑問。
- またジャッジがなかなか見つからないといった悩み。

こうした悩みは、実は全国レベルでみると結構同じ時期に複数のクラブが持っていることも多いのです。
こうした質問は、Area Governor、Division Governor, LGETに寄せられることもおおいのですが、もっとコンテストに専門に対応できる組織にサポートしてもらえば早いし、またCMOは全国的にみてるため同種の質問があがってきた場合は先手を打って対応することも可能です。

こんな組織あるといいと思いません?

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