第240話:クラブ役員選挙の例

大和バイリンガルクラブを立ち上げた翌年When You Are The President(通称President Manual)を見ていて、トーストマスターズクラブの役員選挙の進め方を見てびっくりしました。それまでは推薦委員会(Nomination Committee)から候補者名簿の発表があって、会員がそれに投票して選んでいましたが、このマニュアルにある方法はやり方がまったく異なりました。

実際にPresident Manualのとおりにやると、40分から1時間くらいかかってしまい、途中で退屈にもなり文句も出るのですが、やはりこれが標準としてある以上やってみる価値はあります。実際に世界大会のInternational Directorの選挙でもこの手順です。

もっと手際よくやる方法、楽しくやる方法も考えられそうです。

というわけでちょっと見てみましょう。英文は2004-2005年版President Manualからの抜粋で日本語の会話分はそれに基づいて実際の進行を想定してみました。

STEP 1 : Accept nominations for the office of President. A member of the nominating committee should nominate the committee’s candidate(s) for the office.

  • 橋本会長:それでは来期会長候補の受付を行います。推薦委員長の渡辺さん、会長候補を発表してください。
  • 推薦委員長:来期会長候補は、豊臣さんです。

STEP 2 : Ask for the seconding speeches. Any member may stand and second the nomination and give a short speech (usually two minutes) on the qualifications of the nominee. Seconding speeches should be given in alphabetical order by candidates’ last names.

  • 橋本会長:ありがとうございます。豊臣さんへの応援演説のある方、お願いいたします。
  • 田中さん:(挙手して)はい、会長。
  • 橋本会長:田中さん。2分以内でお願いいたします。
  • 田中さん:会長、ご指名ありがとうございます。豊臣さんは私たちの来期会長としてふさわしい方だと思います。現在豊臣さんは教育担当副会長ですが、就任されてから今日まで例会のプログラムのアレンジや、数々のワークショップを企画され、トーストマスターズの教育プログラムに対する深い理解だけでなく、しっかりとしたリーダーシップも発揮されました。来期会長としてふさわしいと思い応援いたします。

STEP 3: Ask the nominee if he/she will accept the position if elected. Allow the nominee two minutes to speak on his/her behalf.

  • 橋本会長:それでは、会長候補の豊臣さん、この推薦を正式にお受けになりますね?
  • 豊臣来期会長候補:はい。お受けいたします。
  • 橋本会長:ありがとうございます。それでは豊臣さん、受諾演説を二分程度でお願いいたします。
  • 豊臣来期会長候補:会長、ありがとうございます。皆さん、こんにちは。このたび推薦委員の皆様から来期の会長候補として推薦をいただいたときは「この私に勤まるかな?」と不安を覚えました。しかし現在の会長の橋本さんからPresident Manualを見せていただき、会長というのはやりようによってはクラブをとても楽しくすることができることに気がつき、ぜひ挑戦してみたくなりました。謹んでこの推薦をお受けしたく思います。

STEP 4: Ask for additional nominations for the office of President. If others are nominated, repeat steps 2, 3, and 4 for each nominee.

  • 橋本会長:豊臣さん、ありがとうございました。それでは、ほかに本日会場からの立候補はありますか?
  • 橋本会長:ありませんか?

STEP 5 : Entertain a motion to close the nominations for the office of President. This requires a second and a vote.

  • 橋本会長:無いようですので、立候補受付締め切りの動議を受け付けます。
  • 会員A:立候補受付締め切りを提案します。
  • 会員B:提案を支持します。
  • 橋本会長:立候補受け付け締め切りの動議が提出され支持を得ました。
  • 橋本会長:賛成の方は「賛成」とおっしゃってください。
  • 出席者:賛成
  • 橋本会長:反対の方は「反対」とおっしゃってください。
  • 出席者:....
  • 橋本会長:賛成多数と認め、立候補受付を締め切ります。

STEP 6 : Instruct everyone to cast their ballots. If there is only one nominee, entertain a motion that the Secretary be instructed to cast a single ballot on behalf of the candidate. This must be seconded and voted upon. If more than one candidate is nominated, hold a secret ballot.

  • 橋本会長:さて、会長候補はお一人ですので、「書記が候補者の代わりにクラブを代表して一票を投じる」動議の提出をお願いします。
  • 会員C:書記が候補者の代わりにクラブを代表して一票を投じてはいかがでしょうか?
  • 会員D:提案を支持します。
  • 橋本会長:「書記が候補者の代わりにクラブを代表して一票を投じる」動議が提出され、支持されました。
  • 橋本会長:賛成の方は「賛成」とおっしゃってください。
  • 出席者:賛成
  • 橋本会長:反対の方は「反対」とおっしゃってください。
  • 出席者:....
  • 橋本会長:賛成多数と認め、書記に代表して投票していただきます。
  • (書記が投票)

STEP 7 : Ask two people to tally the votes.

  • 橋本会長:それでは村田さんと佐藤さん、開票してください。
  • 村田さん:豊臣さんです。

STEP 8 : Announce the winner.

  • 橋本会長:豊臣さんが、来期会長として選出されました。

以上の手順を、教育担当副会長(VPE)、会員担当副会長(VPM), 広報担当副会長(VPPR)、書記(Secretary), 会計(Treasurer)、会場・管財係(SAA)まで繰り返す。

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この前提としてやることがいくつかありますが、ここでは割愛します。(候補者は前回の例会ですでに発表されていること、、など)

Step 5と6でParliamentary Procedureが使われているのがお分かりになると思います。

またここでの投票は、挙手ではなく声による投票(Voice Vote)にしました。その理由は時間短縮のためです。大和バイリンガルクラブでは過去2回この方式でやりましたが、決議をとる際に挙手による投票を行いまして、ここで非常に時間がとられました。書記(Secretary)が形式上とはいえいちいち数えたからです。

候補者が複数いる場合は、それなりの手順になりますが、ここでは割愛します。

個人的には、Step5でいきなり信認投票に持っていってさっさと決めてしまいたいです。

大和バイリンガルの選挙は5月10日。楽しい選挙になればとよいと思っております。

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第102話:Subsidiary Motionの誘惑

久しぶりに、Parliamentary Procedureの話です。

よく、クラブの例会やディストリクトの総会で、Motion(Main Motion)があがります。それに対して別のメンバーがそのMotionの文言を変更する「Amend」というMotion(Subsidiary Motion)をあげたときの処理の仕方ですが、慣れていないとよく罠にはまってしまいます。

このAmendというMotionはあくまでMain Motionの中の語句の変更を提案するものであるため、Amendmentが承認されたとしても、もともとのMain Motionが承認されたことにはなりません。

この仕組みが、「絵」として頭の中に描けていないと、Amendmentが承認された段階で、「やれやれ」とまるでMain Motionが承認されたような気持ちになってしまいます。Parliamentary Procedureが良くわかっている人がその場にいれば、すかさず「Point of Order(議事進行規則違反)!」が飛びます。

実際の例で見てみましょう。

  1. President : "Is there any new business to come before this meeting?"
  2. Member #1 : Raises his hand to seek recognition.
  3. President :  Recognizes member
  4. Member #1 : "I move that our club buys lunch boxes for all club officers."
  5. Member #2 : "Second."
  6. President : "A motion has been made and seconded that our club buys lunch boxes for all club officers. Is there any discussion?"
  7. Member #3 : "I move to amend by striking out lunch boxes and inserting biscuits ."
    Member #4 : "Second"
  8. President : "It is moved and seconded to strike out the words lunch boxes and insert the word biscuits. If the motion is adopted, it will read that we buy biscuits for all club officers. The question is on the amendment to strike out lunch boxes and insert biscuits. Is there any discussion?" (No answer.) “If not, are you ready for the question?” (Still no answer.) “All those in favor of the amendment, say aye.” (Pause) All opposed say no.” (pause) The ayes have it, the motion carries. 
  9. President : Now the main motion is amended, and the motion is now that we buy biscuits for all club officers."
  10. President : "Is there any discussion?"
  11. President : "Is there any further discussion? (No answer.) If not, are you ready for the question?” (Still no answer.) The motion is that we buy biscuits for all club officers. All those in favor say aye. (Pause) All opposed say no. (pause) The ayes have it, the motion carries. We will that we buy biscuits for all club officers.

いかがでしょうか?赤い字の7,8の部分がMain Motionに対するAmendmentの提案です。Main Motion(主動議)に対してSubsidiary Motion(付帯動議)と呼ばれるものです。

Motionの流れを要約しますと次のようになります。

  • Main Motion:I move that our club buys lunch boxes for all club officers. (私達のクラブの負担でクラブ役員にお弁当を買うことを提案いたします。)
  • Amendment Motion : I move to amend by striking out lunch boxes and inserting biscuits . (お弁当を削除して、その代わりにビスケットとする変更を提案します)==>あくまでMain Motionの語句の変更です。しかしSecondとVoteが必要です。
  • 訂正後のMain Motion : we buy biscuits for all club officers. (私達のクラブの負担でクラブ役員にビスケットを提案いたします)

Strike Outというのは文字の上に線を引いて取り消すことだそうです。で、その削除された部分にBiscuitsをInsertするイメージが描ければわかりやすいですね。

AmendmentのMotionはあくまでSubsidiary Motion。これが承認されたからといって、Main Motionまで承認されたわけではありません。Subsidiary Motionの誘惑にうっかり乗ってこの罠に陥らないように、頭の中で絵を描きながら議論の行方を見守ってみましょう。

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第41話:QuorumとMajority

QuorumとMajorityと聞いて、ピンと来る方はConstitution & Bylawsをきちんと読んだご経験をお持ちか、Parliamentary Procedureのトレーニングに出席された経験をお持ちか、ご自分でParliamentary Procedureに習熟あるいは、きちんとお勉強された方だとおもいます。Quorumは定足数、Majorityは過半数です。

その昔、Parliamentary ProcedureのWorkshop(英語で行われました)で初めてQuorumという言葉を聴いたときは、「なんだ?学校で習わなかったぞ。過半数かな?定足数かな?」とのもやもやがWorkshopの後半まで尾を引いてしまい、つまづいてしまいました。苦い思い出です。でも日本語で「定足数」と聞けば、高校の生徒会、マンションの総会、PTAの総会、株主総会などで当たり前に聴いている言葉です。

Quorum(定足数)は、改めていうまでもなくクラブやディストリクトで物事を決定して行く際に非常に大事です。Quorum(定足数)が足りていないのに、クラブの今後を左右するような議題を決めることは、その決定の正当性に疑いが出てしまいますから。
たとえば、名簿上の(アクティブな)メンバー数が40人のクラブはQuorum(定足数)はMajority(過半数)ですから21人です。さて、このクラブで、会費の値上げが提案されました。そのときの出席者はたった5人でした。
本来は、Quorumが不足していますからNew Businessの審議はできません。ところがPresidentは、この認識をもたずに、審議に入り賛否を問いました。その結果、賛成4人、反対1人でした。5人中4人が賛成に回ったのですから、多数決ができるように見えます。しかし、この決定は無効です。なぜならばQuorum(定足数)が足りていませんから。

Club Constitution and Standard Bylaws for ClubsのConstitutionでどのように定義されているのかを見てみましょう。 

Article V
Quorum and Voting:
Sec. 1. A majority of the active individual membership shall constitute a quorum for the transaction of all business of this Club. A majority of the Club Executive Committee shall constitute a quorum for the transaction of the Committee’s business.
Sec. 2. Each active individual member shall be entitled to one vote on any matter presented to the Club membership for a vote.
Sec. 3. No voting by proxy or absentee ballot shall be permitted on any matter presented to the Club membership for a vote.
Sec. 4. Unless a greater vote is required by this Constitution or by the Bylaws of this Club in a particular matter, the affirmative vote of at least a majority of those active individual members who are present and voting at a duly held business meeting at which a quorum is present shall be the act of this Club.

(日本語訳)
第5条
定足数と投票
第1項  正会員の過半数をもってこのクラブで議案を処理する際の定足数とする。クラブ役員会の過半数をもってこのクラブの役員会での定足数とする。
第2項  すべての会員投票において、1正会員は1票を有する。
第3項  いかなる会員投票においても、委任状や不在者投票は認めない。
第4項  クラブ基本法や会則で過半数が必要とされていない場合を除き、定足数を満たした正式の会合に出席した正会員の過半数による賛成投票がクラブの決定となる。

厳格にこのルールどおりにクラブを運営すると、新入会員の入会審査の際の投票もこのルールに従うことになります。

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第27話:超簡単!Parliamentary Procedure 実例 応用編 新入会員入会に関するDiscussion

クラブの活動の中で最もParliamentary Procedureを使う頻度の高い場面は、新入会員入会のディスカッションではないでしょうか? 今回は、厚木座間クラブで使われているPPの実際の運用例を引用してみます。本スクリプトはTM歴20年以上というベテラン米国人会員の推敲を受けております。

厚木座間クラブでは、ゲストとして3回クラブに見学に来た人に入会の意思を確認し、その後のRegular MeetingのBusiness Portionで、下記のDiscussionを経てInduction Ceremony(入会式)につないでおります。

TM A : Mr. President.
President : TM A.
TM A : I move that we consider Ms. XXXXX for membership.
TM B : Second!
TM C : I second the motion.
President : It is moved and SECONDED that we consider Ms. XXXX for
membership. Any discussion?

(no discussion occured.)

President : Are you ready for the question?
The question is on the motion that we consider Ms. XXXX for membership.

All in favor of the motion raise their hand.
(Secretary counts the number of votes.)
All opposed raise their hand.
(Secretary counts the number of votes.)

President : The "Ayes" have it. The motion is carried.
We consider Ms. XXXX for membership.
Sergeant-at-arms, please take Ms. XXXX out of the room?

(Sergeant-at-arms takes Ms. XXXX out of the room and closes the door.)

注:ここから先は入会希望者が退席したうえでのDiscussionとなります。つまり上のDiscussionは、「入会審査を行いましょう」というMotion(動議)に対するものであり、ここから下は「XXXXさんの入会を認めましょう」というMotionに対するDiscussionです。

President : TM A. Can you state the reason why you so moved?
TM A : I want to welcome Ms. XXXX to our club as a member because she is very enthusiastic about improving her communication skills and she is interested in joining our club
President : Any discussion?
TM B : President!
President : TM B.
TM B. Thank you, president. Yes, I support TM A, and I also want to welcome her.
Because we need more new members. Membership growth is important to our club.
President : Any discussion?
President : Are you ready for the question?
The question is on the motion that we consider Ms. XXXX for membership.

All in favor of the motion raise their hand.
(Secretary counts the number of votes.)
All opposed raise their hand.
(Secretary counts the number of votes.)

President : The "Ayes" have it. The motion is carried.
We welcome Ms. XXXX to our club.
Sergeant-at-arms, please bring Ms. XXXX into the room.
Vice President Membership, can you carry out an induction ceremony?

今回は、ダブルアクションのDiscussionを紹介しましたが、近いうちにシングルアクションのDiscussionを紹介いたします。

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第26話:超簡単!Parliamentary Procedure 実例 Main Motion編

以前このBlogでの「Parliamentary Procedureを気楽に使おう!」の中で、日本のトーストマスターズクラブでのParliamentary Procedureの普及率に対する危機感を(ちょっとだけ)述べました。私は事実を確認したわけではないので本当の普及率はわからないのですが、私の5年のTM経験の中での実感としてはやはり普及していないだろうと思っています。

毎年11月と5月のD76 Council MeetingでのDiscussionのフォーマットを見ても、Parliamentary Procedureに従ったDiscussionを見た例は残念ながら余りありません。今年の5月はきちんとPPにしたがって議論が行われることを強く期待しております。

普及を妨げる理由のひとつに、TMに入会して初めて目の当たりにしたPPを見て「PPは難しい」という苦手意識を初期の段階で刷り込まれてしまい、その後のPP Workshopでも1時間や2時間でMain Motion、Subsidiary Motions, Incidental Motions, Privileged Motionsまで詰め込まれる混乱の中で苦手意識はさらに増大してしまったからではないかと考えております。

たしかに、普通の英会話とはちょっと違った言い回しやルールが使われますので難しくみえるのかもしれません。しかし、PPの流れを文章にしてじっくり見てみると、そんなに難しいものではないことがわかります。

自分の英語力をさらに磨きをかけるつもりで、取り組んでみませんか?

まずは超基本編です。Main Motionのみです。(実際の現場ではMain Motionだけでかなりいけるのです。)

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サンプル
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TM A : President.
President : TM A
TM A : I move that ABC Toastmasters club contribute $100 to Ralph Smedley Memorial Fund.
TM B : Second.
President : It is moved and seconded that ABC Toastmasters club contribute $100 to Ralph Smedley Memorial Fund. Are there any discussions?

TM A : I move the motion because our contribution will help keep the vision of our Founder alive.
TM D : I am against the motion because our club treasury should be used for benefit of its members.
President : Are you ready for the question?
The question is on the motion the ABC Toastmasters club contribute &100 to Ralph Smedley Memorial Fund.
All in favor of the motion raise their hand.
(Club Secretary counts the numbers of vote.)
All opposed raise their hand.
(Club Secretary counts the numbers of vote.)

The ayes have it. The motion is carried. ABC Toastmasters Club contributes $100 to Ralph Smedley Memorial Fund.

これが、一番基本的なParliamentary Procedure(PP、議事および意思決定の手順)の実例です。世界中にあるトーストマスターズクラブは、Bylawsの中でRobert's Rule以外のParliamentary Procedureを明示しない限り、Robert's Rule of OrderをParliamentary Procedureとしてクラブビジネス(運営)での意思決定の手順として使うことになっております。
(Standard Bylaws for Clubs of Toastmasters Internationalの(Bylawsの)Article VI Rules of Order Sec. 1をご参照ください。TMIのWebsiteでもPDFバージョンが閲覧できます。サイズ88K。小さいです。こちらをクリック。)

クラブの中で、何かクラブ全体としての意思決定をする場合は、Robert's Rule of OrderによるParliamentary Procedureに従うということです。

PPは、日本の英語教育の中で実習することはまずありませんので、多くのTMメンバーが大変混乱しますが、理解してなれるとたいしたことはありません。

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日本語
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まず、上のやり取りを日本語で見てみましょう。

TM A : 会長
会長 : TM A
TM A : ABCトーストマスターズクラブは、ラルフ・スメドレー記念基金に100ドル寄付することを提案いたします。
TM B : 審議することに賛成いたします。
会長 : ABCトーストマスターズクラブは、ラルフ・スメドレー記念基金に100ドル寄付するという動議があがりました。ご審議をお願いいたします。

TM A : 提案しました理由は、私たちの寄付により創始者のビジョンの実現に寄与するからです。
TM D : 私は反対いたします。なぜならばクラブのお金はメンバーのために使うべきですから。
会長 : それでは、採決に移ります。
動議は、ABCトーストマスターズクラブは、ラルフ・スメドレー記念基金に100ドル寄付するというものです。
賛成の方は挙手をお願いします。
(Secretary(書記)は、賛成者の数を数えます)
反対の方は挙手をお願いします。
(Secretary(書記)は、反対者の数を数えます)

会長 : 賛成多数により動議は可決されました。
ABCトーストマスターズクラブは、ラルフ・スメドレー記念基金に100ドル寄付いたします。

英語にすると、難しげですが実は決まりきった言い方を覚えてしまえば簡単です。

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ポイント
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それでは、PPのポイントをいくつか挙げます。

TM A : President.
(かならず、Presidentに発言の許可を求めます。勝手に発言してはいけません)

President : TM A

TM A : I move that ABC Toastmasters club contribute $100 to Ralph Smedley Memorial Fund. Main motion
(これをMain Motionといいます。I moveで提案を述べます。ここでは理由を述べる必要はありません。Discussionのところで挙手のうえ述べます。)

TM B : Second.
(これを「Second」といいます。この例では省略形でSecondとしていますが、I second the motion. ともいいます。誰からもSecondがなければMotionはDeadとなります。それで終わりです。SecondがなければDiscussionも始めてはなりません。)

President : It is moved and seconded that ABC Toastmasters club contribute $100 to Ralph Smedley Memorial Fund. Are there any discussions?
(Presidentは、はっきりとMotionの内容と、Secondがあったことを全員に伝えます。そしてAre there any discussion?と聞いて審議に入ります。)

初めてPresidentを担当する人にとって、Motionをきちんと聞き取るというのがひとつの鬼門となっている例をよく見ます。わからなければ聞き返してよいのです。また動議を出す人は、Presidentを混乱させないようにシンプルに動議を述べることが必要です。

TM A : I move the motion because our contribution will help keep the vision of our Founder alive.
(ここで、提案者であるTM Aは初めて提案理由を述べます。)

TM D : I am against the motion because our club treasury should be used for benefit of its members.
(反対があれば、ここで述べます。)

President : Are you ready for the question?
(これも決まり文句です)

The question is on the motion the ABC Toastmasters club contribute &100 to Ralph Smedley Memorial Fund.
(これも決まり文句です。Main Motionをはっきりと提示します)

All in favor of the motion raise their hand.
(これも決まり文句です)
(クラブの書記が賛成者の数を数えます。Presidentの役目ではありません。)

All opposed raise their hand.
(これも決まり文句です)
(クラブの書記が賛成者の数を数えます。Presidentの役目ではありません。)

The ayes have it. The motion is carried. ABC Toastmasters Club contributes $100 to Ralph Smedley Memorial Fund.
(Ayeというのは賛成という意味です。ここも決まり文句です。最後に何が決まったかを明確に伝えることが大事です。)

★反対多数の場合
The nays have it. The motion is defeated.
(これも決まり文句です。反対多数により、動議は否決されました。)

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第12話:Parliamentary Procedureを気楽に使おう!

Parliamentary Procedure(以下PP)は、いまひとつ定着していませんね。今回は、とりあえずもっとシンプルに気楽に使いませんかと言う提案です。

結論から言いますと、
① まずMain Motionだけをマスターする。ワークショップもMain Motionだけに絞ったほうが良い。(「Quorum」, 「Majority」, 「Secretaryの役割」、「PresidentがMotionを起こせない」は基本中の基本なのでここで説明し理解させる)
② 各クラブはMain Motionだけはきちんと使いこなせるように、これだけをワークショップ後は念入りに練習したほうが良い。Second!と大半のメンバーが意味を理解して言えるようになるまで。
③ Subsidiary Motion, Privileged Motion, Incidental Motionは中級編、上級編と位置づけMain Motionが充分使いこなせるようになってからやるべきである。

②ができるようになると、もっと気楽に使えるようになります。気楽に使えるようになったら③に進むと言う流れで充分よいと思います。

PPがいまひとつ定着していない理由はいろいろと考えられますが、私はその原因を次のように見ています。

① 学校で、あまりきちんと教えていない。(アメリカの学校でもそれほどきちんと教えていないようですが。)
② 日常生活で、きちんと秩序だった議論をする環境にある人は実はそれほど多くない。多くの人は、ルールなき議論をしている。
③ トーストマスターズのこれまでのPPワークショップの内容は、多くの場合大変親切にほとんどのMotionを教えてくれるのですが、2時間程度の中ではちょっと詰め込みすぎと思います。日本語ですらきちんと教わっていないのだから、2時間ほどのWorkshopでMain, Subsidiary, Privileged, Incidental Motionをすべて詰め込まれ、さらにそれを英語でやるのは至難の技と思います。

PPの基礎力のいっそうの定着のためには、まずMain Motionだけをロールプレイングを通して集中的に何度も何度も繰り返しやるワークショップが必要です。

クラブでは、PresidentとVPEが頑張らなければなりませんね。PresidentはOfficerと図って積極的にBusiness PortionでPPを使うように努力が必要と思います。
でもここでも怒ってはだめです。PPは難しいだけでなく怖いというイメージまで持たせてしまいますから。ひたすらMain Motionだけを何度もやることです。
あせらず怒らず粘り強く気長にそしてニコニコとやっていけば、Main Motionは定着して、いつか気楽にPPが使えるときがきます。そのときに他のMotionにもチャレンジしていけばよいと思います。

4年前にアメリカのペンシルバニア州にあるCentral Penn TMCを訪問したとき、非常にリラックスしてPPを使っていました。完全に「普通のもの」として特別な存在感すらありませんでした。これが理想です。
ところで、もし日本でPPを気楽に当たり前のツールとして使っているクラブがあればご紹介ください。「気楽」の定義はお任せします。どのように定着させたのかぜひ勉強させていただきたいです。

よろしくお願いします。

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