第214話:今度TMODをやるなら、、、

今度TMODをやるときは次の点に心がけます。

基本路線「遊び心のある例会をまじめにやる!」

  • 例会10日前までに、全役割の確認を完了する
  • 役のある人でPrepared Speaker以外には、「Competent Leaderマニュアル」に沿って論評者をあらかじめお願いするように促します。
  • 役割をもったメンバーに定期的にメールを送る
  • TMODとしてのスクリプト(原稿)を一通り作成し、スムーズに進行できるよう練習する
  • TMODとして自分の目標をCompetent Leaderマニュアルに沿って決め論評をお願いする
  • これまで自分が作ったことの無い、なにかちょっとだけクリエイティブな例会のプログラムを作成する
  • 音楽を用意する

TMODとして自分の目標をCompetent Leaderマニュアルに沿って決め論評をお願いする

10日前までに決めてお願いしておきたいです。その後の方向性に影響する大事なアクションです。

例会10日前までに、全役割の確認を完了する

TMODとして、役割が早めに決まっていればとても楽です。役を割り当てられた人には、メールか電話で確認をすることにします。会員の中には、私のようなメール中毒者もいれば(私だけか?bomb)、めったにご覧にならない方までまちまちです。ですから相手のメール利用頻度によって挨拶方々電話で確認をするのはよいコミュニケーションだと思います。10日前までに役を割り当てられた方が次回例会に出席できないことがわかれば、早めに別の人を探すこともできます。

この確認ができてしまえば、あとは直前キャンセルへの対応だけですので、気持ちも楽に柔軟に対応することができます。

役のある人でPrepared Speaker以外には、「Competent Leaderマニュアル」に沿って論評者をあらかじめお願いするように促します

せっかく例会で役をやるのですから、自分としての目標をもってそのフィードバックをもらうことが更なるスキルアップにつながります。

「○○さん、次回タイマーだね。□□さんにCLマニュアルに沿って論評してもらうといいですよ。」と促してみます。この部分はVPE、メンターの仕事かもしれませんが、TMODとしても協力していきたいです。

これは、例会直前まで全員とできるようにしたいです。

役割をもったメンバーに定期的にメールを送る

とくにPrepared Speakerには、例会の3日前までにTMODと論評者に対して「スピーチタイトル、使用するマニュアル、プロジェクト番号」を連絡するように早めに理解してもらいます。

また持ち時間も事前に確認しておくことで、テーブルトピックセッションやジョークセッションも定められた時間を効果的に使えると思います。

そのほかの役割、たとえばWord of the Day(今日の言葉)を発表する人には、「あらかじめ大き目の紙に書いておいた今日の言葉を例会前にホワイトボードに見えないように張っておき、発表の際に初めて見せると効果的ですよ。」という自分の経験を共有することもできると思います。あるいは、Grammarian(文法チェッカー、文法博士、言語講評)には、「文法ミスの指摘も大事ですが、会員が発した良い言葉の使い方の共有により重点を置いてみてはいかがでしょうか?」と提案もできると思います。

これも、例会直前まで全員とできるようにしたいです。

TMODとしてのスクリプト(原稿)を一通り作成し、スムーズに進行できるよう練習する

これはやはり大事なことであると思いました。例会を楽しくスムーズに進行するには事前準備が欠かせません。原稿を作ることで例会の流れを具体的に予習することができ、潜んでいる落とし穴も事前に発見し手を打つことができます。

例会当日の家をでる直前までしたいです。

これまで自分が作ったことの無い、なにかちょっとだけクリエイティブな例会のプログラムを作成する

これまで自分が作ってきた例会のプログラムは、例会進行上必要十分なものであったと思いますが、そこに加えて遊び心のあるものにしてみたいです。

例会のプログラムは前日の夜までに仕上げ翌日はコピーするだけの状態にしたいです。

音楽notesを用意する

できればで良いのですが、Take the A-Trainのような楽しい気持ちになるようなジャズナンバーを例会前、休憩時間中に流して雰囲気作りをしてみたいです。先日参加したあるセミナーで講師の方がiPodに小さなスピーカーをつなげてちょっとしたときに音楽を流してくれました。それだけでも部屋中を楽しい音楽が満たし参加者の気持ちをやわらげていました。

選曲は自分がTMODとして活動を開始してからとし、前日までにMP3プレイヤーに流し込んでおきたいです。

ここまでやると楽しいだろうなと思います。次回TMODやるのが楽しみです。

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第187話:TMODは段取りがすべて

12月22日の大和バイリンガルクラブ例会で、私はTMOD(Toastmaster of the Day)でした。クリスマスも近いのでポットラックを織り込んだ例会でした。

TMODは、たぶん2月24日以来の10ヶ月ぶりだったと思いますが、前回の反省(第94話:TMODをやって改めて学んだこと)もこめて今回は準備をきっちりとやることにしました。

ここ数年、私はTMODにあたったときは役割の確認と当日配布するプログラム作りはきちんとやるものの、当日の自分のTMODとしてのパフォーマンスに対しては「とくに準備もせずに、その場でこなす」ようなことをやってきました。

トーストマスターズに入会してしばらくはTMODとしてのセリフをあらかじめ紙に書いて準備していましたが、それもいつしかしなくなりました。

しかし、今回はTMODとしての役目をきちんと果たしたかったので、セリフもきちんと準備して臨みました。(もうひとつはCompetent Leadershipマニュアルにもきちんと準拠してやってみたかったと言うこともあります。今回のTMODはProject 4のTime Managementに準拠してやってみました。)

TMODとして準備した台本「dec22tmod_.doc」(77KB)をダウンロード

★あらかじめTMODのセリフを準備する効能

  • 無駄なことを言わなくなる。
  • 中だるみがなくなる。例会のEducational Portion全体の流れを事前に把握することができるので、あらかじめメンバーのエネルギーのレベルを予想して、低下してきそうなところに「盛り上げる」場面を準備しておける。
  • 余裕が生まれる。

★次回に気をつけるべき点

  • えらそうなことを書いていますが、TMODとしてのセリフの準備を始めたのは実は当日の朝です。
  • 準備しながら、「しまった。ある程度Prepared Speechの内容を確認しておけば、そのスピーカーとスピーチの内容にあった紹介を準備することができたのに。」と後悔しました。次回は、もう少し早めに準備を行い、ベーシックマニュアル(英語版)にあるHow to introduce a speker(73ページ)にあるサンプルの紹介文のような紹介をできるようにして見ます。

何年もやっていますが、やはり「TMODは段取りがすべて」に尽きると思いました。

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PS:今回の例会の工夫

  • 役員さんたちが例年クリスマスはポットラックとして、参加者は好きな食べ物、飲み物を一品持ち寄り例会の途中での飲食を可としてくれました。
  • 役員さんたちが、クリスマスソングのCDとCDラジカセを持ってきてくれたので、例会開始前、休憩中に音楽を流しクリスマムードを盛り上げました。
  • 役員さんたちが、クリスマスソングの楽譜を配ってくれ例会終了直前に参加者でクリスマスソングを2曲(日本語、英語)で楽しく歌いました。
  • 私(TMOD)はサンタクロースの格好をしましたので、スピーカー達はステージに来ると「Thank you, Santa Claus!」とあわせてくれました。この時期、サンタが登場する例会は多いようですね!

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第94話:TMODをやって改めて学んだこと

大和バイリンガルクラブの昨日(2月24日)の例会で、私はTMODでした。今期会長となってから初めてです。会員各位のご協力のおかげ大過なく勤めることができ、2次会(大和にある喫茶店「チボー家」)で黒生ビールジョッキも大変おいしくいただけました。何よりも13時30分ぴったりに例会を開始し、また15時30分ぴったりに終了できたことはうれしかったです。

しかし、昨日の最大の学びは「TMODは当日役を持っている会員(Assignment Holders)と事前に信頼関係を築き上げておくことが大切だ」ということでした。

★昨日の例会について

昨日の例会は、前半日本語で後半が英語という形式(「Standard_Meeting_Program_J.pdf」)でした。文法博士(Grammarian), えーとカウンター(Ah Counter)、計時係(Timer)、小話名人(Joke master), テーブルトピック準備スピーチ(Prepared Speaker)と論評(Evalation)という日本語セッションの流れ、後半はPrepared Speaker, Evaluation, General Evaluation, Award Presentationという流れです。

ただ、昨日はいつも使っている広い会場が予約できず小さな部屋で机の配置は教室スタイルでした。コの字型の机の配置に慣れている会員にとってちょっと違和感のありました。

★例会の推移

スピーカーとしての私のプレゼンテーションの目標は、「笑わせて盛り上げる」ですので、TMODにコントロールが移ってから(会長も私ですので、私から私へバトンタッチ)例会を和ませて笑わせて楽しい例会にするつもりでした。

しかし、なぜか日本語セッションがだんだん「冷えていき会員が固くなっていく」のを強烈に感じました。いくら楽しく紹介をしても(もちろん失礼のない範囲で)拍手にも力がなく、その空気は私にも伝染し、私のイメージしたものとはちょっとギャップが出ていました。ただ、日本語セッションでの役を持った方々は皆さんすばらしい仕事をされたことは彼らの名誉のために申し添えておきます。私が言いたいのはそういうすばらしい仕事をされた会員のためにさらに例会を盛り上げておきたかったのにそうならなかったということです。

しかし5分の休憩を挟んで英語セッションに入り、空気に変化がありました。二人の英語スピーカーも二人のEvaluatorも日本語セッションに負けないくらいよいプレゼンテーションをなさいましたし、ベテラン和田さんによるGeneral Evaluationも会の最後を飾るにふさわしい学びのたくさん詰まったものでした。しかしTMODの観点からすると「前半の冷えた硬い雰囲気がほぐれてきて後半はよりリラックスして盛り上がってきた」「私自身もやりやすかった」というのが大きな違いとして感じました。

★二次会にて

二次会のチボー家では、今日はやりにくかったという声が何人かの方から出ました。机の配置が教室スタイルで、しかも目の前に計時係(タイマー)がいらっしゃったので緊張したという声です。

★帰宅して

なぜ母国語ではない「英語セッションでほぐれたか?」について考えました。通常、うちのクラブでは日本語セッションのほうが盛り上がるからです。いろいろと考えていて和田さんの存在に行きあたりました。和田さんとは厚木座間クラブ以来6年間のお付き合いで、お互いのこともよく知っている気心の知れた間柄です。

英語セッションの中で和田さんを紹介するときもかなりリラックスして紹介できました。6年間の付き合いから和田さんを紹介するツボを心得ていたからだと思います。

日本語セッションの皆さんと事前にゆっくりと話をする時間をもち、信頼関係をより高く作り上げておき、紹介するツボを押さえておけばよかった。と気づいて反省するにいたりました。

★よりよいTMOD、司会のための学び

自分は大和バイリンガルクラブの創始メンバーだし、トーストマスターズも6年やっていてTMODも数え切れないほどやったので、役割の確認とプログラムの作成と印刷だけやって当日は時間管理をばっちりやれば大丈夫と、慢心していました。

しかし、そこまでできるのであれば、さらに役割を持った人たちに事前に電話なりをして、「どのような形で紹介するのがよいか」までのイメージを作り上げておくべきでした。

さらに当たり前のことながら、例会はTMODが作るものではなく役を持った人たちとTMOD(黒子)との共同作業で作るものだということを改めて学びました。

よりよい仕事をするための努力には終わりがないということを学んだのが昨日TMODをやっての最大の収穫でした。

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第09話:驚異的なタイムマネージメント

先日、横浜トーストマスターズクラブ(以下横浜TMC)を訪問しましたが、このクラブは私がこれまでさまざまなクラブを見た中でも最高レベルの正確なタイムマネージメントを行っており驚嘆いたしました。

14時にCall to Orderでミーティングが開始し、Business Portion, Joke, Table Topics, Prepared Speech, Evaluation, General Evaluation, Award Presentationと内容はスタンダードなトーストマスターズのプログラムどおりなのですが、プログラムに書かれている予定時刻との誤差は一分程度、しかし
General Evaluationが終わってTMODにコントロールが戻って、さらにPresidentにコントロールが戻ってきたときの誤差はゼロ。まさに日本型生産管理・品質管理の賜物でしょうか?

上海のPuDong TMCもかなり厳格なタイムマネージメントを行っていました。タイマーがすべてのセッションの時間を計測し報告していましたが、それでもGeneral Evaluatorの私のところに番が回ってきたときは14分遅れ。

このことからいえるのは、そのクラブが「本当に」タイムマネージメントを最優先に考えているかどうかが決定的なファクターだということでしょう。実は、2年前に横浜TMCの先々代のPresidentの任期最後のミーティングに招かれたときも厳格な時間管理を行っていて感心した思い出があるので、このクラブが伝統的にタイムマネージメントを最重要課題ととらえていることが理解できます。

では、横浜TMCで私が勝手に学んだノウハウをご紹介します。(想像も入っています)

① ミーティング前のオフィサーミーティングを綿密に
ここで、おそらく当日Business Portionで何を話すかの打ち合わせを綿密に行い、当日Business Portionで絶対に発表しなければならないことを優先度をつけて決定していると見ました。それから前回のMeetingの反省もされていましたので、ここでPresidentがOfficerに再度タイムマネージメントについて強調するのに有効な場だと思いました。

② 冒頭のゲスト紹介は、自己紹介としない
ミーティングの冒頭で、ゲスト紹介がありますが、ここを自己紹介にしてしまうのは時間管理上危険です。Presidentが名前だけ簡単に紹介するのがよいと思います。ゲストにコメントしてもらうのは最後にしたほうが賢明です。

③ ジョークセッションは短めに
横浜のジョークセッションは短く、しかし面白かったです。長くやる必要はないですね。

④ 時間切れになったら潔く切る
ミーティングの一番最後に、参加したゲストからコメントを発表してもらうのですが、ここはクラブとしてあまりコントロールができません。実は横浜もここではちょっとタイムオーバーしました。すべてのゲストが終わってPresidentが閉会宣言しようとしたら、あるメンバーが「Area Governorコメントはないのか?」と質問しました。 しかしPresidentは躊躇せずNoといって閉会してしまいました。私はこの決断、潔さ、ドライさに感服いたしました。実はArea Governorは会の冒頭で挨拶しているので、あらためてここでやらなくてもよいのです。いわばNice to Have。必須でないものはあっさり切ることも大事ですね。(ちなみにこのArea Governorとは私でした。)

⑤ VPEとTMODの連携
VPEからTMODにタイムマネージメントの再度強調する。TMODからJoke Master, TT Master General Evaluatorに強調することを習慣化する必要があると思いました。

最後に、これだけ厳格なタイムマネージメントを行っていた横浜のミーティングはどんな感じだったと思いますか?緊張感のピーンと張り詰めた咳一つできない張り詰めた空気? いいえ、常に割れんばかりの拍手と大きな楽しい爆笑の連続。緊張と緩和が程よくバランスをとっているすばらしいミーティングでした。

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第04話:へー! (Visual Aidを使うときに)

昨日、厚木座間トーストマスターズクラブのRegular Meetingの後での食事の席で、他のクラブから移ってきたあるATM-Gさんから「Prepared Speechで、Visual Aidや配布物があるときは、スピーカー自身が掲示したり配ったりするのではなくSergeant at Armsが行うとよい」というアドバイスをもらいました。

じつに目からうろこ! 私は、いままでそれはTMODの仕事、あるいはスピーカーにいちばん近い席に座っている人がやればよいのかと思っていましたが、考えてみれば、SAAにお願いして手伝ってもらうのがRoles & Responsibilities上いちばん理にかなっているなと腑に落ちました。そして理にかなっているものこそ仕組みとして長続きすると思いました。

手順としては、
① VPE/TMODが各スピーカーにMeeting前に、「Viasual Aidまたは配布物がある人がSAAにお願いしてください」と呼びかけておく。
② 各スピーカーは、言われたとおりにSAAにお願いする。
③ Prepared Speech Sessionで、SAAはTMODがスピーカーを呼び込んでいる間に、掲示あるいは配布を行う。
(聞き手の集中力はSAAに行きがちになりますので、TMODはそこでスピーカーとしてのスキルを発揮して注意力をひきつけておく必要があります。)

こうすることで、スピーカーは聞き手に背中を見せたり、おしりを見せたりしなくて済むわけです。
きれいでしょう?

さてこのATM-G氏。アメリカ人で米国テキサスにてTMをバリバリやったあと秋田県に引越し、なんと秋田県から毎回厚木座間のMeetingに出席し、さらに驚くべき事にメンバーになってしまいました。私も上海のPuDong TMCにあと一回行けばメンバーになれますけど、、、、、上には上がいますね。

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